Digitale Buchhaltung in der Praxis (Ausgabe Österreich) (eBook)

Margit Langerwisch, Peter Dorn (Autoren)

eBook Download: PDF

2019 | 1. Auflage
216 Seiten
dbv Verlag
978-3-7041-2120-2 (ISBN)

Infos

So gelingt die Umstellung von der klassischen Papier-Buchhaltung bis hin zur vollständig digital organisierten Buchhaltung in der Steuerberatungskanzlei: der Leitfaden zeigt detailliert die verschiedenen Abwicklungsmöglichkeiten digitaler Buchhaltungen anhand der einzelnen Belegkreise wie Bank, Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassa und sonstige Belege (monatliche Abschreibung, Lohnverrechnung, Abgrenzungen etc). Mit wertvollen Tipps aus der Praxis sowie vielen Abbildungen aus gängigen FIBU-Softwareprogrammen werden die verschiedenen Varianten der Digitalisierung leicht verständlich und anschaulich beschrieben.

• Software und Hardware Voraussetzungen, IT-Security
• Schnittstellen zu Warenwirtschaftsprogrammen
• E-Rechnung, Registrierkassensysteme
• Automatisierung von monatlich gleichbleibenden Buchungen
• Automatisierungsmöglichkeiten durch OCR-Erkennung
• Vorgehensweise bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
• Qualitätssicherung in der Buchhaltung

Zielgruppe: Buchhaltungsbüros, Steuerberatungskanzleien, Mitarbeiter im Rechnungswesen
Zusatznutzen mit Mehrwert: externe Verlinkungen (auf Entscheidungen) sowie interne Verlinkungen zu Verweisen und vom Inhaltsverzeichnis.

Inhalt

Titelseite 1
Impressum 2
Vorwort zur 1. Auflage 3
Vorwort zur 2. Auflage 4
Inhaltsverzeichnis 5
Kap 1 - Einleitung 11
Kap 2 - Rahmenbedingungen 13
2.1 Software Voraussetzungen in der Kanzlei 13
2.2 Hardware Voraussetzungen in der Kanzlei 13
2.2.1 Server 13
2.2.2 Arbeitsplatz Mitarbeiter 14
2.3 Technische Voraussetzungen beim Klienten 18
2.4 Telebanking-Software 18
2.5 Dokumentenmanagementsysteme (DMS) 20
2.6 Scannen 24
2.6.1 Scannerarten 24
a) Multifunktionsgerät 24
b) Dokumentenscanner (Tischscanner) 25
c) Flachbettscanner 26
2.6.2 Auswahl Scanner Kanzlei 26
2.6.3 Exkurs: Anwendungsprogramme, die PDF-Dokumente zerlegen und zusammenführen 27
2.6.4 Auswahl Scanner Klient 29
2.6.5 Mindestanforderungen Scanner 30
2.6.6 Scananleitung 31
2.6.7 Mobiles Scannen 31
2.6.8 Tipps aus der Praxis für die Praxis 32
2.7 Datenübermittlung vom Klient an die Kanzlei 33
2.8 IT-Security 35
2.8.1 Informationstechnologie – Chance und Risiko 35
2.8.2 Einzelfragen zur IT-Security 35
2.8.2.1 Berechtigungskonzept 35
2.8.2.2 Datensicherung und Datenverfügbarkeit 36
2.8.2.3 Datenschutz 38
Kap 3 - Die vier Erfolgsstufen digitalerBuchhaltung 39
3.1 Digitales Bankbuchen 39
3.2 Digitales Belegbuchen – „papierlose Buchhaltung“ 41
3.3 Import von Buchungen über Schnittstellen 44
3.4 Automatische Buchungssätze 45
Kap 4 - Digitaler Prozess in der Buchhaltung 46
Kap 5 - Belegkreis Bank 49
5.1 Voraussetzungen in der Kanzlei 49
5.1.1 Telebanking-Software 49
5.1.2 Organisation der Berechtigungen und internen Abläufe 51
5.1.3 FIBU-Software 51
5.1.4 Schulung der Mitarbeiter 52
5.2 Der „erste“ Bankbuchungsklient 53
5.2.1 Auswahl einer geeigneten Buchhaltung 53
5.2.2 Kommunikation mit dem Klienten 53
5.2.3 Vorteile für den Klienten 53
5.2.4 Wie komme ich zum Datenträger? 55
5.2.5 Einbindung in Telebanking-Software der Kanzlei und Dateiabfrage 56
5.2.6 Einrichtungsarbeiten in der jeweiligen FIBU-Software 56
5.2.7 Einbindung weiterer Bankkonten von Fremdbanken 56
5.3 Begriffserläuterungen Datenträgerformate 57
5.4 Telebanking versus Onlinebanking 59
5.4.1 Unterschiede Telebanking und Onlinebanking 59
5.4.2 Onlinebanking als Alternative zu Telebanking 59
5.5 Lernendes System 62
5.5.1 Anwendungsbeispiele aus der Praxis 63
5.6 Praktische Tipps für Klienten 71
5.7 Praktische Tipps zur Optimierung der Bankauszugsverbuchung in der Kanzlei 73
5.8 Selbstcheck der Erkennungsquote 74
Kap 6 - Belegkreis Ausgangsrechnungen 77
6.1 Schnittstellen zu Warenwirtschafts- bzw Fakturenprogrammen 79
6.1.1 Voraussetzung 79
6.1.2 Vorgangsweise 81
6.1.3 Praktische Tipps zu Schnittstellen für WWS- und Fakturierungsprogramm 90
6.2 Vorerfassungen durch Klient 91
6.3 Belege scannen und über digitales Belegbild buchen 92
6.4 Automatisierungsmöglichkeiten durch OCR-Erkennung 95
6.5 Tipp für Klient – Versand Ausgangsrechnungen als E-Rechnung 100
6.6 14 Rechnungsmerkmale der digitalen Buchhaltung 100
6.7 Anwendungsbeispiele Fakturierungsprogramme 101
Kap 7 - Belegkreis Eingangsrechnungen 104
7.1 Schnittstellen zu Warenwirtschaftsprogrammen 106
7.1.1 Vorgangsweise 106
7.1.2 Praktische Tipps zu den Schnittstellen für WWS 112
7.1.3 Verbuchung sonstiger Eingangsrechnungen (ohne Erfassung im WWS) 113
7.2 Sonstige Schnittstellen 114
7.3 Vorerfassung durch den Klienten 115
7.3.1 Vorerfassung über eine Klientenplattform 116
7.3.2 Vorerfassung in einer von der Kanzlei übermittelten vordefinierten Excelvorlage 118
7.4 Elektronische Rechnung (E-Rechnung) 118
7.4.1 Praktische Umsetzung bei der Umstellung auf E-Rechnung beim Klienten 118
7.4.2 Rechtlicher Hintergrund zu elektronischen Rechnungen 119
7.5 Belege scannen und über digitales Belegbild buchen 123
7.6 Automatisierungsmöglichkeiten durch OCR-Erkennung 124
Kap 8 - Belegkreis Kassa 125
8.1 Registrierkassensysteme 126
8.1.1 Allgemeines zur Registrierkassenpflicht 126
8.1.2 Schnittstellen zu Registrierkassensystemen 126
8.1.3 Praktische Tipps zu den Schnittstellen 127
8.1.4 Exkurs: Datensafe „e-Tresor“ als Datenspeicherung des DEP 127
8.2 Vorerfassung der Kassenbelege durch den Klienten 130
8.3 Belege scannen und über digitales Belegbild buchen 130
8.4 Automatisierungsmöglichkeiten durch OCR-Erkennung 131
Kap 9 - Vorgehensweise bei Klienten mit Gewinnermittlungsart E/A-Rechnung 132
9.1 Digitales Bankbuchen in Verbindung mit digitalem Belegbild 132
9.2 Digitales Buchen Verrechnungskonto bar 136
9.3 Buchen mit offener Posten Verwaltung 136
Kap 10 - Weitere Belegkreise 138
10.1 Laufende monatliche Abschreibung 138
10.2 Unterjährige Buchungen iZm mit Personalaufwand 146
10.2.1 Import Buchungsbeleg aus der Lohnverrechnung 146
10.2.2 Abgrenzung kalkulatorische Sonderzahlungen 149
10.2.3 Unterjährige Anpassung der Personalrückstellungen 151
10.3 Automatisierung von monatlich gleichbleibenden Buchungen 154
10.4 Unterjährige Berücksichtigung von Vorräten und halbfertigen Arbeiten 154
10.5 Verbuchung Finanzamtskonto 156
10.6 Übernahme der Eröffnungsbuchungen 157
Kap 11 - Qualitätssicherung in derBuchhaltung 158
11.1 Einleitung 158
11.2 Prüfroutinen und Systemchecks 160
11.2.1 Prüfroutinen beim Belegkreis Ausgangsrechnungen 160
11.2.2 Prüfroutinen beim Belegkreis Eingangsrechnungen 161
11.2.3 Prüfroutinen beim Belegkreis Kassa/Bank/ Finanzamt/GKK 161
11.3 Risikoanalyse 164
11.4 Systemtechnische Darstellung (FIBU-Checkliste) 165
11.5 BWA-Check 167
11.6 Fragenkatalog zur Festlegung von Qualitätsstandards 168
Kap 12 - Zusatznutzen 172
12.1 Zusatznutzen Mahnwesen 172
12.2 Zusatznutzen Lieferantenzahlungsverkehr 173
Kap 13 - Übermittlung der Auswertungen an Klienten 174
13.1 Digitale Ablage in der Kanzlei 174
13.2 Digitale Übermittlung an den Klienten 175
13.3 Praxisbeispiele 175
Kap 14 - Elektronische Übermittlung an das Finanzamt 177
Kap 15 - Exkurs TextkonvertierungsassistentMicrosoft Excel 180
15.1 Allgemeines 180
15.2 Einstellung Windows Explorer 181
15.3 Ablauf 182
15.3.1 Schritt 1 von 3 183
15.3.2 Schritt 2 von 3 – Variante 1 185
15.3.3 Schritt 2 von 3 – Variante 2 186
15.3.4 Schritt 3 von 3 (ident für beide Datentypen) 187
15.4 Manueller Aufruf Textkonvertierungsassistent 188
15.5 Excel Datei in CSV Datei umwandeln 189
Kap 16 - Begriffsdefinitionen 191
FTP Server 191
Cloud Lösung (File-sharing) 191
Warenwirtschaftssysteme (WWS) 192
Fakturierungsprogramme 193
OCR-Erkennung 193
Office-PC 194
Server 195
Anschlüsse 195
Bildschirmanschlüsse am PC 196
Netzwerkanschluss 196
VPN (Virtual Private Network) 196
Internetzugänge 197
Housing (Serverhousing) 198
Cloud Computing 198
Netzwerke 198
Client/Server-Struktur 199
Terminal-Server-Struktur (TS) 199
Kap 17 - Anhang: Musterschreiben 201
17.1 Musterschreiben an Klienten zur Abfrage der Bankdatei 201
17.2 Musterschreiben zum elektronischen Versand von Rechnungen 202
Abkürzungsverzeichnis 204
Abbildungsverzeichnis 206
Stichwortverzeichnis 210

Produkt-Details

• Erscheint lt. Verlag: 13.11.2019
• Sprache: deutsch
• Themenwelt: Wirtschaft
• ISBN-10: 3-7041-2120-7 / 3704121207
• ISBN-13: 978-3-7041-2120-2 / 9783704121202