Workbook: So überleben Sie im Homeoffice (eBook)

Selbstmanagement für Einzelkämpfer

Heike Thormann (Autor)

eBook Download: EPUB

2022 | 2. Auflage
148 Seiten
tredition (Verlag)
9783347700079 (ISBN)

Infos

Sitzen Sie in einem Homeoffice? Genießen Sie es, Ihr eigenes Ding machen, sich den Tag frei einteilen, Mobbing und Ellbogenkultur entgehen oder Arbeit und Familie besser vereinbaren zu können? Ich auch. Haben Sie schon die Schattenseiten eines Homeoffice zu spüren bekommen? Sind Sie etwa über Zeitfresser gestolpert, haben sich mit Ihren Aufgaben verzettelt, sind dem Sofa erlegen oder haben stattdessen Raubbau an sich selbst betrieben? Ich teils auch. Das Homeoffice stellt hohe Anforderungen an Selbstmanagement und Selbstmotivation aller, die in ihm arbeiten. Das nötige Wissen bekommt man leider nicht gratis dazu, wenn man sich voller Begeisterung den eigenen Arbeitsplatz einrichtet. :-) Und selbst ich als Expertin für Selbstmanagement habe noch meine eigenen Fehler begangen. Deshalb habe ich mir in diesem Workbook sieben 'Problemzonen' vorgeknöpft, an denen solche 'Heimarbeiter' und Einzelkämpfer gerne scheitern. Ich halte alle für gleich wichtig, um in einem Homeoffice 'zu überleben'. Nutzen Sie mein Wissen und meine Erfahrungen und machen Sie es richtig. Dieses Workbook beinhaltet vierundzwanzig Artikel von mir, wie Sie sich im Arbeitsalltag besser organisieren. Ich habe sie vor allem für diejenigen zusammengestellt, die in einem Homeoffice arbeiten. Doch grundsätzlich profitieren alle davon, die ihr Selbstmanagement verbessern wollen. Zudem zeigen Ihnen praktische To-do-Listen, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen. Alles ist möglichst präzise gehalten und auf den Punkt gebracht. Und ein roter Faden leitet Sie sicher durch das Buch. Die Artikel im Einzelnen: Teil 1 - Machen Sie Ihren Arbeitsplatz startklar: * So entrümpeln Sie Ihren Arbeitsplatz. * So steigern Sie Ihre Leistung am Arbeitsplatz. * So legen Sie sich ein effektives Ablagesystem zu. * So fördern Sie Ihre Kreativität am Arbeitsplatz. Teil 2 - Legen Sie sich ein gutes Zeitmanagement zu: * So setzen Sie methodisch Prioritäten. * So planen und erledigen Sie Ihre Aufgaben. * So nutzen Sie Ihren Biorhythmus, um produktiver zu werden. * So steigern Sie mit Flow Ihre Motivation und Produktivität. Teil 3 - Nutzen Sie kreative und andere Arbeitstechniken: * So steigern Sie Ihre Konzentration. * So legen Sie sich ein professionelles Notizmanagement zu. * So planen Sie Ihre Aufgaben mit einer Mind Map. * So lösen Sie Ihre Probleme. Teil 4 - Fördern Sie Ihre Motivation: * So besiegen Sie Ihren inneren Schweinehund. * So stärken Sie Ihre Selbstdisziplin. * So gehen Sie mit Hängern und Tiefs um. * So motivieren Sie sich mit Mentaltraining. Teil 5 - Bekämpfen Sie Ihre Ängste: * So überwinden Sie Ihre Selbstzweifel. * So bauen Sie Sorgen und inneren Druck ab. Teil 6 - Holen Sie sich Hilfe: * So kooperieren Sie erfolgreich mit anderen. * So führen Sie ein gutes Brainstorming durch. Teil 7 - Entspannen Sie: * So machen Sie Pause. * So entspannen Sie auf kreative Art. * So meditieren Sie (Checkliste und Übungen).

Ich bin Autorin, Lektorin und Buchproduzentin, war viele Jahre auch Trainerin und Coach. Mehr als zehn Jahre lang habe ich eine Ratgeber-Webseite mit vielen zehntausend Lesern im Monat betrieben. Davor war ich mehrere Jahre als Autorin für Online-Magazine tätig. Seit dieser Zeit schreibe ich Artikel, Bücher und Kurse zu Themen wie Schreiben, Kreativität, Psychologie, Persönlichkeitsentwicklung, Selbstmanagement und Lebensgestaltung. Etliche davon haben auch mit mir zu tun, spiegeln wider, was ich erfahren und gelernt habe. Eine Liste meiner Bücher finden Sie unter www.heikethormann.de. Dort können Sie sich auch in einen Newsletter eintragen oder mein Blog mit aktuellen Informationen abonnieren. Auf Instagram finden Sie mich unter www.instagram.com/heike.thormann.

Textauszug

So legen Sie sich ein effektives Ablagesystem zu

Unterlagen verschwinden im Daten-Nirwana, Kundenbestände führen ein Eigenleben, Aktenschränke und Festplatten quellen über und eine Besserung ist nicht in Sicht? Dann ist es vielleicht an der Zeit für ein effektives Ablagesystem. Suchen Sie nicht, sondern finden Sie – so geht's.

Es ist schon seltsam: Die meisten Büros verfügen über ausgedehnte Regalsysteme und Aktenordner, eigentlich alle Computer über Festplatten und Dateiordner. Und trotzdem: Unterlagen verschwinden, Papiere stapeln sich und Datei-„Explorer“ machen ihrem Namen alle Ehre und laden zur munteren Erforschung des Datendschungels ein.

Der Grund?

Aktenschränke werden zwar genutzt, aber lieblos vollgestopft. Dateien werden undurchsichtig benannt oder falsch abgespeichert. Ordnungssysteme werden – je nach Aufräumstimmung – immer wieder umgeworfen. Oder man sammelt gleich überflüssige Dinge, wie Schätzungen nahelegen, nach denen etwa 80 Prozent des gelagerten Materials nie wieder hervorgeholt werden.

Das Ergebnis?

Papierstapel und Unordnung, Bürochaos und Datenwust, Gefühle von Hilflosigkeit und Unfähigkeit, seine Arbeit in den Griff zu bekommen.

Die Abhilfe?

Legen Sie sich ein sinnvolles Ablagesystem zu, das Sie einmal systematisch einrichten und dann konsequent immer wieder anwenden. So verlieren Sie keine wichtigen Unterlagen, behalten den Überblick, sparen wertvolle Zeit und machen sich das Arbeitsleben etwas leichter.

Schritt 1: Wählen Sie Ihre Ablageform

Ablagemöglichkeiten gibt es dabei genug. Da wären zum Beispiel

■ Schubladen oder Kartons: Nicht besonders effektiv, weil alles wild durcheinandergeraten kann. Aber sicher besser als nichts. Eine erste Grobsortierung können Sie vornehmen, wenn Sie mit verschiedenen Kartons zum Beispiel für Rechnungen, Bescheinigungen, Versicherungsunterlagen und so weiter arbeiten.

■ Hängeregistraturen und Fächermappen: Eine praktische Fortsetzung des Schubladen-Gedankens. Auch hier können Sie lose Papiere und Notizen thematisch sortieren und den Hängeregistern oder Mappen entsprechend zuordnen.

Tipp: Wenn Sie sie in Punkte wie „nachzufragen“, „zu erledigen“ oder „abzuheften“ unterteilen, können Sie sie immer mit sich führen und als Zwischenschritt für eine weitere Bearbeitung nutzen.

■ Ordner, Ringbücher, Schnellhefter: Die „auf Dauer“ angelegte Variante. Hier hat alles seinen festen Platz und kann nicht verrutschen – können Sie nach verschiedenen Kriterien sortieren und zuordnen – sind Sie flexibel genug, auch chronologisch fortzuführen und zu ergänzen.

Tipp: Nutzen Sie Einlagen, Haftnotizen („Post-It's“), Inhaltsverzeichnisse und so weiter für eine in die Tiefe gehende Feinstruktur.

■ Und natürlich die elektronischen Versionen wie Festplatten und Laufwerksverzeichnisse („Schubladen“), Post-, Adressoder Kalendersoftware („Register“), Dateiverzeichnisse („Ordner“), Datenbanken und so weiter.

Schritt 2: Machen Sie einen Plan

Wenn Sie mit Ihrem Ablagesystem beginnen wollen, dann machen Sie sich am besten zuerst einen Plan. Überlegen Sie, welche Ziele Sie haben, warum Sie was wo aus welchem Grund und für wie lange ablegen wollen. Je genauer Sie vor Augen haben, wohin die Reise gehen soll, desto gezielter können Sie von Anfang an vorgehen, Ihr Material zuordnen und sich spätere Umschichtungen sparen.

Machen Sie sich auch Gedanken darüber, welche Arten von Ablagemöglichkeiten Ihnen und dem jeweiligen Einsatzzweck am ehesten entsprechen. Checklisten für den schnellen Zugriff während der Arbeit könnten Sie zum Beispiel in einer Hängemappe in Ihrem Rollcontainer oder als Datei mit Verknüpfung auf Ihrem Desktop unterbringen. Dauerhafte, nur selten benötigte Unterlagen sind besser in einem festen Aktenordner oder – um der Papierflut vorzubeugen – in einem entsprechenden Dateiordner aufgehoben.

Schritt 3: Sortieren Sie Ihr Material

Sie haben Ihren Plan? Gut. Dann können Sie jetzt sortieren.

Aber bevor Sie damit anfangen, hier noch einmal mein schon öfter wiederholter Tipp: Heben Sie nur das auf, was wirklich wichtig für Sie ist. Und sammeln Sie auch nur das, was Sie in Zukunft wahrscheinlich noch einmal brauchen werden beziehungsweise was Sie sich nicht jederzeit wieder besorgen können.

Glauben Sie mir, das ist ein ganz heißer Tipp, um Ihren Papierstapel möglichst klein und Ihre Ablage dünn zu halten. :-) Nicht nur diverse Software-Programme verführen dank ausgefeilter Suchmöglichkeiten dazu, überflüssige Informationen zu speichern. Wenn Sie sich noch einmal die Zahlen vom Anfang dieses Textes ansehen, dass 80 Prozent des abgelegten Materials nie wieder hervorgeholt werden, dann wissen Sie, warum.

Wenn Sie sortieren, tun Sie das also immer am besten mit diesem Gedanken im Kopf und der Hand über Löschtaste oder Papierkorb. Was dann den Rotstift überlebt, wird nach formalen oder inhaltlichen Kriterien zusammengefasst.

Tipp: Ordnen Sie nach Möglichkeit alles eindeutig zu und vermeiden Sie Doppelungen. Nutzen Sie zur Not – wenn Sie sich etwa mit mehreren Leuten eine Aufgabe teilen – lieber gemeinsame Ablagesysteme.

Schritt 4: Setzen Sie Kriterien

Die Kriterien sind das Herzstück Ihrer Ablage und ergeben sich aus Ihrem Ablageplan und Ihren Ablagezielen. Je nachdem, welche Zwecke Sie mit Ihrem Ordnungssystem verfolgen und welche Vorgehensweise Sie wählen, weisen Sie Ihre Daten und Papiere zu.

Ein Beispiel:

Sie wollen sich ein kleines Archiv mit speziellen Fachartikeln aufbauen, die Sie nicht so schnell wieder aus Internet und Co. besorgen können. Dann könnten Sie Ihre Artikel nach

■ Kategorien (verschiedene Themen)

■ chronologisch (einzelne Jahrgänge)

■ lokal (unterschiedliche Erscheinungsorte)

■ alphabetisch (Themen von A – Z sortiert)

■ oder numerisch (Seitenumfang) ordnen.

Sie könnten auch etwa Ihre Kundendaten alphabetisch, lokal, nach gekauftem Produkt, nach erfolgter Kontaktart und dergleichen mehr ordnen.

Oder Sie könnten Ihre Ablage nicht nur nach Themen und Projekten sortieren, sondern auch nach Kriterien wie „erledigt und noch zu erledigen“, „sofort oder nächste Woche erledigen“, „beantworten oder nachfassen“.

Wichtig ist, dass Sie sich Zusammenhänge überlegen, nach denen Sie Ihre Unterlagen zuordnen und gruppieren wollen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die Papier- oder Dateiform bevorzugen. Das Prinzip bleibt dasselbe.

Tipp: Achten Sie darauf, nicht zu sehr in die Breite zu gehen. Das heißt, geben Sie nicht zu viele Kriterien und Ordnungsmöglichkeiten vor. Beschränken Sie sich lieber auf einige wenige und arbeiten Sie sich detailliert mit Unterkategorien in die Tiefe vor. Umso übersichtlicher wird Ihr System sein, umso weniger müssen Sie suchen.

Schritt 5: Beschriften Sie alles sinnvoll

Hand in Hand mit Ihrem Ordnungssystem geht auch die Benennung desselben. Beschriften Sie Ihre Daten so, dass sich der Inhalt leicht erschließen lässt und Sie alles möglichst einfach wiederfinden. Bei einer Rechnung würde es also etwa Sinn machen, Anliegen („Rechnung“), Rechnungsnummer/Datum und Aussteller oder Empfänger der Rechnung anzugeben.

Stellen Sie sich als Härtetest dazu ruhig einen Fremden vor, der eine bestimmte Unterlage aus Ihrer Ablage holen soll. Würde er sich zurechtfinden? Würde er die Logik Ihres Systems aus seiner Benennung ableiten können? Würde er etwa die Rechnung für Kunde X aus dem Jahr Y mit zwei, drei Handgriffen (Mausklicks) aus der Datenfülle fischen, ohne die Suchfunktion einschalten zu müssen?

Beschriften Sie Ihre Unterlagen unmittelbar, nachdem Sie sie erstellt haben. So müssen Sie hinterher nicht noch lange grübeln oder suchen. Halten Sie Datum beziehungsweise Zeitraum mit fest und – wenn Sie Dokumente ausdrucken – unter Umständen auch Dateiname und Pfadangabe. So können Sie später wertvolle Suchzeit sparen.

Tipp: Wenn Sie Zahlen vor Ihre Ordnernamen schreiben, können Sie eine Hierarchie erzeugen und Prioritäten setzen. Wenn Sie Ihre Ordner nach einheitlichen Kriterien benennen, können Sie diese leichter zusammenfassen und in die Tiefe gehen.

Ein Beispiel wäre der (Datei-)Ordner „Rechnungen“ mit den Unterordnern „2006_Rechnungen“, „2007_Rechnungen“ und so weiter. Oder der Ordner „Kunde“ mit den Unterordnern „Kunde_Website“, „Kunde_Schulung“ und so fort beziehungsweise mit den Unterordnern...

Produkt-Details

• Erscheint lt. Verlag: 9.8.2022
• Reihe/Serie: Den (Schreib-)Alltag bewältigen
• Reihe/Serie: Den (Schreib-)Alltag bewältigen
• Sprache: deutsch
• Themenwelt: Sachbuch/Ratgeber ► Beruf / Finanzen / Recht / Wirtschaft ► Bewerbung / Karriere
• Themenwelt: Sozialwissenschaften ► Pädagogik ► Erwachsenenbildung
• Themenwelt: Technik
• Themenwelt: Wirtschaft ► Betriebswirtschaft / Management ► Planung / Organisation
• Themenwelt: Wirtschaft ► Betriebswirtschaft / Management ► Projektmanagement
• Schlagworte: Angestellte • Angestellter • arbeit besser organisieren • Arbeiten • arbeit gut organisieren • Arbeit organisieren • Arbeitsalltag • arbeitsalltag besser organisieren • arbeitsalltag gut organisieren • Arbeitsalltag organisieren • Arbeitsorganisation • Arbeitsplatz • Arbeitspraxis • Arbeitspraxis verbessern • Arbeitstechniken • Arbeitstechniken lernen • Arbeitszimmer • Autor • Autorin • Besser arbeiten • bessere Arbeitsorganisation • bessere Arbeitspraxis • bessere Arbeitstechniken • besseres Büromanagement • bessere Selbstmotivation • bessere Selbstorganisation • besseres Projektmanagement • besseres Selbstmanagement • besseres Zeitmanagement • besser von zuhause aus arbeiten • besser zuhause arbeiten • Buch • Büro • Büromanagement • Büro managen • Corona • Coronapandemie • Corona-Pandemie • effektiv • Effektiv Arbeiten • effektiver Arbeiten • Effektivität • effizient • effizient arbeiten • effizienter arbeiten • Effizienz • Einzelkämpfer • Einzelkämpferin • Freiberufler • Freiberuflerin • Freiberuflich • Freiberuflichkeit • gut arbeiten • gute Arbeitsorganisation • gute Arbeitspraxis • gute arbeitstechniken • gutes Büromanagement • gute Selbstmotivation • gute Selbstorganisation • gutes Projektmanagement • gutes Selbstmanagement • gutes Zeitmanagement • gut von zuhause aus arbeiten • gut zuhause arbeiten • Heimarbeit • heimarbeiter • Heimarbeiterin • Heimbüro • heimisches Arbeitszimmer • Hilfe • Home office • Homeoffice • Home-Office • Journalist • Journalistin • Kreativ • kreativ arbeiten • Kreative • kreativer • kreativer arbeiten • Kreativität • Kurs • mehr Selbstmotivation • Mitarbeiter • Officemanagement • Office Management • Pandemie • produktiv • produktiv arbeiten • produktiver arbeiten • Produktivität • Projekte managen • Projektmanagement • projektmanagement verbessern • Projekt managen • Ratgeber • Schreiben • Schrifstellerin • Schriftsteller • Schriftstellerin • Selbstmanagement • selbstmanagement verbessern • Selbstmotivation • selbstmotivation verbessern • Selbstorganisation • Selbstständig • Selbstständige • Selbstständiger • Selbstständigkeit • Seminar • sich besser managen • sich besser motivieren • sich besser organisieren • sich besser selbst managen • sich besser selbst organisieren • sich gut managen • sich gut motivieren • sich gut organisieren • sich gut selbst managen • sich im Arbeitsalltag besser organisieren • sich im Arbeitsalltag gut organisieren • sich im Arbeitsalltag organisieren • sich managen • sich motivieren • sich organisieren • sich selbst besser motivieren • sich selbst gut motivieren • sich selbst gut organisieren • sich selbst managen • sich selbst motivieren • sich selbst organisieren • solo-selbstständig • Solo-Selbstständiger • Solo-Selbstständigkeit • Texten • Texter • texterin • Unternehmen • von zu hause arbeiten • von zuhause aus arbeiten • von zu Hause aus arbeiten • wie bekomme ich bessere Arbeitstechniken • wie bekomme ich ein besseres büromanagement • wie bekomme ich ein besseres projektmanagement • wie bekomme ich ein besseres zeitmanagement • wie bekomme ich eine bessere Arbeitsorganisation • wie bekomme ich eine bessere Arbeitspraxis • wie bekomme ich eine gute Arbeitsorganisation • wie bekomme ich eine gute Arbeitspraxis • wie bekomme ich eine gute selbstmotiviation • wie bekomme ich eine gute selbstorganisation • wie bekomme ich ein gutes büromanagement • wie bekomme ich ein gutes projektmanagement • wie bekomme ich ein gutes selbstmanagement • wie bekomme ich ein gutes Zeitmanagement • wie kann ich besser von zuhause arbeiten • wie kann ich besser von zuhause aus arbeiten • wie kann ich gut von zuhause arbeiten • wie kann ich gut von zuhause aus arbeiten • wie kann ich mein büromanagement verbessern • wie kann ich meine Arbeit besser organisieren • wie kann ich meine Arbeit gut organisieren • wie kann ich meine Arbeit organisieren • wie kann ich meine Arbeitspraxis verbessern • wie kann ich meine Arbeitstechniken verbessern • wie kann ich meinen arbeitsalltag organisieren • wie kann ich meine selbstmotivation verbessern • wie kann ich meine selbstorganisation verbessern • wie kann ich meine zeit managen • wie kann ich mein selbstmanagement verbessern • wie kann ich mein Zeitmanagement verbessern • wie kann ich mich besser managen • wie kann ich mich besser organisieren • wie kann ich mich gut managen • wie kann ich mich gut organisieren • wie kann ich mich im Arbeitsalltag besser organisieren • wie kann ich mich im Arbeitsalltag gut organisieren • wie kann ich mich organisieren • wie kann ich mich selbst besser organisieren • wie kann ich mich selbst managen • wie kann ich Projekte besser managen • wie kann ich Projekte managen • wie kann ich von zuhause arbeiten • wie kann ich von zuhause aus arbeiten • wie manage ich mich • wie manage ich mich selbst • wie organisiere ich mich • wie organisiere ich mich selbst • Zeitmanagement • Zeitmanagement verbessern • Zeit managen • zuhause arbeiten • zu Hause arbeiten
• ISBN-13: 9783347700079 / 9783347700079