Grundwissen Projektmanagement (eBook)

Grundlagen der Planung und Umsetzung von Projekten

Christian Köhler (Autor)

eBook Download: EPUB

2023 | 1. Auflage
156 Seiten
tredition (Verlag)
978-3-347-82313-6 (ISBN)

Infos

Projekte nehmen heutzutage eine herausragende Rolle ein. Unabhängig von Branche, Alter, Art und Größe der Organisation werden besondere Herausforderungen mithilfe des Projektmanagements angegangen. Dieses Buch vermittelt Ihnen die Grundlagen, wie Sie Projekte planen und umsetzen können. Inhalt - Allgemeines Projektwissen - Planen von Projekten: Projektstruktur-, Zeit-, Ressourcen- & Kostenplanung - Projekte umsetzen - Projekte abschließen - Checklisten - Ausgewählte Werkzeuge des Projektmanagements

Christian Köhler ist Professor für Wirtschaftsingenieurwesen an der Hochschule für Technik und Wirtschaft desSaarlandes (htw saar). Er lehrt technisch-wirtschaftliche Fächer, wie z. B. Planung technischer Systeme, Technologie- und Innovationsmanagement oder Projektmanagement. Seine Forschung sucht innovative Wege zur Umsetzung einer Circular Economy. Vor seinem Ruf an die Hochschule arbeitete er für ein global führendes Unternehmen der Industrieautomation als Linien- und Projektmanager.

Textauszug

2 Projektdefinition

„Sage mir wie Dein Projekt startet - ich sage Dir, wie es endet!“

[Verfasser unbekannt]

Die Phase der Projektdefinition dient dazu, ein Projekt aufzusetzen. Das Ergebnis dieser Phase ist ein dokumentierter Projektauftrag2, der das gemeinsame Verständnis zwischen Auftraggeber und

Projektleiter über ein zu bearbeitendes Projekt festhält. Innerhalb des PDCA-Managementansatzes ist die Projektdefinition der Plan-Phase zuzuordnen.

2.1  Aufgaben der Projektdefinitionsphase

Die Projektdefinitionsphase dient der Vorbereitung eines Projektes und stellt den Einstieg in die Projektplanung dar. Dazu sind insbesondere die folgenden Aufgaben zu erledigen:

- Gemeinsames Verständnis zwischen Auftraggeber und Projektleitung über den Projektauftrag (insbesondere Problemstellung, Ziele und Randbedingungen) entwickeln.

- Kompetenzen und Verantwortungen der Projektleitung und des Projektteams festlegen.

- Stakeholder eines Projektes ermitteln und festlegen, wie diese in das Projekt einbezogen werden sollen (Stakeholderanalyse).

- Prüfung, ob es unternehmensinterne Vorgaben, Richtlinien oder Randbedingungen gibt, die ein Projekt berühren (z. B. Intranet, QM-Handbuch).

2.2  Klärung des Projektauftrags

Die Klärung des Projektauftrages erfolgt in der Regel in Form eines oder mehrerer Meetings zwischen Auftraggeber und Projektleitung, dem sogenannten Auftragsklärungsgespräch. Wie der Name schon vermuten lässt, geht es darum, maximale Klarheit über die Erwartungen an ein anstehendes Projekt zu erhalten. Folgende Fragen können bei der inhaltlichen und organisatorischen Klärung des Projektauftrags helfen:

- Welches Problem liegt dem Projekt zugrunde?

- Was wurde bereits getan, um das Problem zu lösen?

- Was soll durch das Projekt konkret erreicht werden?

- Was darf im Rahmen des Projektes oder durch die Projektergebnisse nicht geschehen?

- Ist das Projekt konform zur Strategie der Organisation?3

- Wann soll was erreicht sein (besonders wichtige Eckdaten oder Meilensteine)?

- Was sind die konkreten Erwartungen an das Projekt? Gibt es Erwartungen, die über die inhaltliche Zielsetzung hinausgehen?

- Was sind die Erwartungen an die Projektleitung?

- Wie und durch wen wird das Projektcontrolling durchgeführt?

Folgende Fragen können bei der Festlegung von Kompetenzen und Verantwortungen helfen:

- Was darf die Projektleitung, was das Projektteam allein entscheiden?

- Was ist mit dem Auftraggeber abzustimmen?

Neben den oben aufgeführten Fragen können zur Klärung des Projektauftrags auch folgende Hilfsmittel eingesetzt werden:

- Projektrahmen (→ Kapitel 9.2, Seite 114)

- Klarheitskreis

Das Ergebnis der Klärung des Projektauftrages wird beispielsweise im gleichnamigen Dokument, einem Projekt Canvas oder einem Lastenheft festgehalten.

2.3  Dokumentation des Projektauftrags

Der Projektauftrag4 ist die zentrale Beschreibung und Definitionsgrundlage eines Projektes. Er stellt das Ergebnis der Auftragsklärung zwischen Auftraggeber und Projektleiter dar. Es sind darin die relevanten Daten, Termine, Ressourcen und Rahmenbedingungen des Projektes enthalten. Somit ist der Projektauftrag die unverzichtbare Grundlage eines jeden

Projektes für dessen Freigabe und Projektabschluss (und somit der späteren Entlastung des Projektleiters)!

Merke!

Der Projektauftrag ist essenziell für die erfolgreiche Durchführung eines Projektes. Für den Projektleiter ist er die „Lebensversicherung“ im Projekt.

Typische Inhalte eines Projektauftrags sind:

- Projektart *)

- Projekt-ID *)

- Projekttitel

- Betroffener Bereich

- Auftraggeber

- Projektleitung sowie gegebenenfalls stellvertretende Projektleitung

- Ausgangslage und Problem

- Projektzielsetzung(en) (was ist konkret zu erreichen?)

- Projektgrenze (was darf nicht geschehen bzw. negativ beeinflusst werden?)

- Bisherige Erkenntnisse, Lösungsansätze oder Vorarbeiten *)

- Messgrößen zur Zielerreichung

- Überprüfung der Konformität des Projektes zur Strategie von Unternehmen bzw. dem betroffenen Bereich

- Ecktermine des Projektes (wichtige Meilensteine)

- Angaben zum Projektteam **)

- Angaben zur Projektorganisation (z. B. Steuerkreis / Lenkungskreis) **)

- Angaben zu benötigten Aufwendungen, Ressourcen bzw. Budget **)

- Restriktionen, Randbedingungen oder Herausforderungen

- Berichterstattung und Reporting

- Projektfreigabe mit Datum und Unterschrift

- Projektabschluss mit Datum und Unterschrift

Legende:

*) Kann-Angabe

**) sofern die Angabe zu diesem Zeitpunkt bereits vorliegt. Je nach Projekt können bestimmte Angaben erst nach Abschluss der Projektplanung ergänzt werden.

Ein beispielhafter Projektauftrag ist in → Kapitel 9.4 sowie Abbildung 40 dargestellt.

2.3.1 Problemdefinition

„Das Problem zu erkennen ist wichtiger als die Lösung zu erkennen, denn die genaue Darstellung des Problems führt zur Lösung.“

[Albert Einstein]

Eine gute Problemdefinition beschreibt ein Problem exakt und klar verständlich unter Verwendung von Zahlen, Daten und Fakten.

Merke!

Eine Problemdefinition darf niemals Vermutungen zu Problemursachen oder gewünschte Lösungen enthalten!

Eine Methode zur strukturierten Beschreibung eines Problems ist die 5W2H-Methode5. Diese nutzt sieben generische Hilfsfragen, um ein Problem umfassend zu beschreiben [12]:

- WHO:
Wer hat das Problem festgestellt?

- WHAT:
Was genau ist passiert?

- WHY:
Warum ist das ein Problem? (alternativ: Welche Auswirkungen entstehen dadurch?)

- WHEN:
(Seit) Wann tritt das Problem auf? (ggf. auch: Wann nicht?)

- WHERE:
Wo tritt das Problem auf? (ggf. auch: Wo nicht?)

- HOW:
Wie wurde das Problem festgestellt? (alternativ: Wie genau äußert sich das Problem?)

- HOW MUCH:
Wie viel ist von dem Problem betroffen?

Aufgabe - Überführen Sie folgende schlechte Problemdefinition in eine Problemdefinition nach dem 5W2H-Schema. Treffen Sie ggf. Annahmen.

Ausbeute der Produktion ist unter Ziel. Erhöhung der Produktionsleistung durch Verbesserung der Ordnung und Motivation ist wahrscheinlich.

2.3.2 Zieldefinition

Die Zieldefinition beschreibt das inhaltliche Ziel eines Projektes. Für den erfolgreichen Projektabschluss ist der in der Zieldefinition beschriebene Zustand zu erreichen. Somit muss das Interesse von Auftraggeber und Projektleitung darin bestehen, dass der neue Zustand nach Abschluss des Projektes möglichst exakt beschrieben ist.

Zielstellungen lassen sich beispielsweise nach der SMART-Methode von George T. Doran erstellen. Smarte Ziele besitzen demnach folgende Eigenschaften [13]:

- Specific:
Es wird ein spezifisches und kein unkonkret formuliertes Ziel angestrebt.

- Measureable:
Die Zielerreichung ist (objektiv) messbar (z. B. anhand einer Frist oder einer Kennzahl).

- Achievable:
Die Zielsetzung ist anspruchsvoll, aber erreichbar.

- Relevant:
Das definierte Ziel ist bedeutsam.

- Timely:
Die Zielerreichung ist auf ein konkretes Enddatum terminiert.

Merke!

Eine Zielsetzung darf niemals Vermutungen zu Problemursachen oder gewünschte Lösungen enthalten!

Aufgabe - Überführen Sie folgende schlechte Zieldefinition in eine Zieldefinition nach der SMART-Methode. Treffen Sie ggf. Annahmen.

Deutliche Erhöhung der Montageausbeute und Reduzierung der Durchlaufzeit durch Verbesserung der Ordnung und Sauberkeit im Betrieb.

2.4  Stakeholderanalyse

Einer Studie der Gesellschaft für...

Produkt-Details

• Erscheint lt. Verlag: 2.5.2023
• Verlagsort: Ahrensburg
• Sprache: deutsch
• Themenwelt: Wirtschaft ► Betriebswirtschaft / Management ► Projektmanagement
• Schlagworte: Einführung • Grundlagen • Lehrbuch • Magisches Dreieck • Projektcontrolling • Projekte durchführen • Projekte planen • Projekte umsetzen • Projektlebenszyklus • Projektmanagement • Projektmanagementwerkzeuge • Projektplanung
• ISBN-10: 3-347-82313-3 / 3347823133
• ISBN-13: 978-3-347-82313-6 / 9783347823136