Projektcontrolling in Theorie und Praxis. Zielorientierte Optimierung von Zeit, Kosten und Ressourcen im Projektverlauf (eBook)

Matthias Löffler, Wolfgang Eibner (Autoren)

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2017 | 1. Auflage
156 Seiten
Diplomica Verlag GmbH
978-3-96146-036-6 (ISBN)

Infos

Im Fokus der Öffentlichkeit stehen zurzeit viele Bauprojekte, die trotz vorgegebener Zeit- und Kostenrahmen von den Planvorgaben abweichen. Jedoch sind nicht nur die in der Öffentlichkeit medial hervorgehobenen Projekte davon betroffen: Ein Großteil aller durchgeführten Projekte wird während der Realisierungsphase vor immer neue Aufgaben gestellt. Hierbei wird zunehmend beobachtet, dass vor Projektbeginn zuerst der zeitliche Ablauf und das Investitionsvolumen fixiert werden. Erst im Anschluss an diese Vorgaben folgen die konkreten Schritte der Realisierung und Kontrolle. In allen Phasen der Projektabwicklung entstehen Herausforderungen, die es vorab zu erkennen gilt, um dann zielorientiert Gegenmaßnahmen einzuleiten. Zur Unterstützung des Projektmanagements ist ein effizientes Projektcontrolling unabdingbar. Explizit in der Phase der Durchführung ist es notwendig, auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren. Werden innerhalb des Projektverlaufes positive oder negative Abweichungen erkannt, sind unverzüglich Gegenmaßnahmen zu treffen. Dieses Buch hat die Zielsetzung, Studierenden und Projektmitarbeitern im operativen Geschäft Denkanstöße für den Zusammenhang von Zeit, Kosten und Kapazitäten zu geben. Des Weiteren sollen Denkanstöße für den 'Blick über den eigenen Horizont' sowie das Verständnis für strategische Entscheidungen, im Vorfeld der operativen Umsetzung von Maßnahmen, gegeben werden. Das Buch beschreibt die theoretischen und praktischen Grundsätze im Bereich des Projektcontrollings in fünf Abschnitten. Im ersten Abschnitt werden die Intentionen, der Gang der Ausarbeitung und das Ziel definiert. Der zweite Abschnitt erörtert den theoretischen Bereich im Projektcontrolling. Die Grundlagen, der Systemaufbau und die Instrumente mit Methoden im Projektcontrolling werden darin ausführlich untersucht. Inhalt des dritten Abschnittes ist die Planung, Durchführung und Auswertung einschließlich der sich ergebenden Erkenntnisse einer empirischen Untersuchung. Im vierten Abschnitt wird die praktische Anwendung dargestellt. Mit den Grundlagen aus der Theorie wird eine Earned Value Analyse erstellt. In dieser zusammenfassenden Darstellung werden dann die theoretischen Ansätze an die Vorgaben aus der Praxis angepasst. Es wird effizient eine Möglichkeit gegeben, bestehende oder kurzfristig zu erwartende SOLL-Abweichungen zu erkennen und entsprechend mögliche Ursachen zu ergründen, um Gegenmaßnahmen zu treffen. Im fünften Abschnitt werden die Erkenntnisse aus den vorhergehenden Abschnitten zusammengefasst. Hierbei werden aus allen Abschnitten Erkenntnisse gesammelt, um die Gewährleistung einer zielorientierten Optimierung von Zeit, Kosten und Ressourcen zu erkennen.

Matthias Löffler, Diplomkaufmann (FH), Handwerksmeister und staatl. geprüfter Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechniker, wurde 1965 in Eschwege geboren. Nach einer Ausbildung zum Gas-Wasser-Installateur und Bauklempner absolvierte er von 1992 bis 1996 nebenberuflich an der Abendschule in Kassel die Qualifikation zum Handwerksmeister. Von 2005 bis 2007 absolvierte der Autor in Nürnberg eine Weiterbildung zum staatlich geprüften Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechniker i.V.m. der allgemeinen Fachhochschulreife mit erfolgreichem Abschluss. Nach verschiedenen beruflichen Stationen und einem Wechsel in die Metropolregion Hamburg schloss der Autor von 2009 bis 2014 nebenberuflich ein Studium der Betriebswirtschaftslehre mit den Schwerpunkten Controlling und Finanzen erfolgreich mit dem Titel Diplomkaufmann (FH) ab. Der Autor sammelte über zwei Jahrzehnte Erfahrung im Anlagenbau-Haustechnik und der Technischen Gebäudeausrüstung in allen Positionen vom Gesellen bis zum bauleitenden Handwerksmeister. Im Anschluss war er über zehn Jahre in verschiedenen Positionen, mit und ohne Personalverantwortung, zur Anlagenplanung in Ingenieurbüros, Montagefirmen sowie auf Betreiberseite tätig. Er führte u.a. ein CAD-Dienstleistungsunternehmen, in dem er neben der Qualifizierung von Mitarbeitern auch Inhouse-Schulungen in Unternehmen durchführte. Der Autor ist seit 2016 selbstständiger Berater und externer Mitarbeiter in Bauprojekten mit Schwerpunkt im Bereich CAD / CAFM. Des Weiteren unterstützt und berät er Unternehmen in den Bereichen des Technischen Facility Managements sowie der Technischen Gebäudeausrüstung zur internen und externen Organisation und Umsetzung von Projekten. Darüber hinaus hält er als Gastdozent Vorträge in den Bereichen 'Projektcontrolling' und 'Investitionen innerhalb eines Projektes'. Den Autor beschäftigte mit zunehmender beruflicher Erfahrung die immer wiederkehrende Erkenntnis der projektbezogenen Korrelation zwischen Zeit-Kosten-Ressourcen im Projektgeschäft, was ihn dazu motivierte, das vorliegende Buch zu erstellen.

Textauszug

Textprobe: Kapitel 2.8 Instrumente der Projektdurchführung: Die Instrumente des operativen Projektcontrollings werden zur Koordinierung und Überwachung des Projektverlaufes genutzt. Sie nutzen dem Informations- und Berichtswesen als Grundlage für die Feststellung des Leistungsfortschrittes, der Kostenstruktur und einer Ressourcenentwicklung. 'Der Rationalitätssicherungsbeitrag, der durch den Einsatz der Instrumente erzielt werden kann, liegt somit vor allem in der Koordinations- und Überwachungsleistung des Projektcontrollings'. Somit liegt die Herausforderung der vorab genannten Koordinierungs- und Überwachungsaufgabe in der zusammenfassenden Darstellung von Kosten, Leistungen und Zeit. Dies setzt eine vollständige sowie rechtzeitige Datenerfassung voraus. Dadurch können die SOLL-Werte und die IST-Werte miteinander abgeglichen werden. Durch den Vergleich der SOLL-Daten an die IST-Daten im Projektverlauf können Differenzen zwischen den geplanten und tatsächlich vorhandenen Daten ermittelt werden. 2.8.1 Earned-Value-Analyse: Eine besondere Herausforderung im Projektablauf ist der Vergleich der SOLL-Kosten mit dem Arbeitsfortschritt im Projekt. Hier gilt es diesen 'Arbeitswert' oder auch 'Earned Value' genannt zu ermitteln. Die Earned-Value-Analyse (EVA) ist ein Werkzeug zur Fortschrittskontrolle und Prognose von Projekten. Die Earned Value Analyse ist dem operativen Projektcontrolling zuzuordnen und dient der Kontrolle und Optimierung von Zeit, Kosten und Ressourcen. Der Kern dieses Analyseverfahrens ist eine Vielzahl von Kennzahlen zur Bewertung und Steuerung der Leistung in einem Projekt. Folgende Abbildung zeigt Kennzahlen, welche in einer Earned Value Analyse notwendig sein können. Folgende Erkenntnisse möchte der Projektcontroller ermitteln, um diese dem Projektleiter mitzuteilen [...]. 3 Empirische Untersuchung: In diesem Abschnitt wird die Methode der empirischen Umfrage angewendet. Ziel der Untersuchung ist die Befragung zu Abweichungen von Planzeiten, Plankosten und den eingeplanten Kapazitäten bei der Projektabwicklung von Bauprojekten im Bereich der Lüftungstechnik. Hierbei werden die Faktoren Zeit, Kosten und Ressourcen im Mittelpunkt stehen. Die Fragestellungen beziehen sich auf den Bedarf, die Sinnhaftigkeit und/ oder die Auswirkungen von Aktionen und Umgebungseinflüssen innerhalb eines Projektverlaufes. Die empirische Umfrage soll die These der theoretischen Ansätze der Notwendigkeit einer erforderlichen Kosten-Leistungsüberwachung in Verbindung mit einer Zeitplanung, untersuchen. Dabei wird hinterfragt, mit welcher Intensität in der Praxis Controllingwerkzeuge erforderlich sind und welche Auswirkungen das Fehlen solcher Werkzeuge hat. 3.1 Statistische Grundlagen: 3.1.1 Ziel der Befragung: Das Ziel der Befragung ist, wie relevant ein umfassendes Instrument im Projektcontrolling für Führungskräfte ist. Resultierend aus den Ergebnissen der Umfrageergebnisse soll die praktische Anwendung auf den theoretischen Grundlagen aufbauen. Die Fragebögen wurden an dreiunddreißig Personen per E-Mail versandt. Der Zeitraum der Umfrage erstreckte sich über sechs Wochen. Als Rückantwort sind dreiundzwanzig Fragebögen eingegangen. Dies bedeutet einen relativen Rücklauf von 69,70%. Die Anzahl an Rückläufern ist den Erwartungen gerecht geworden [...]. Bei der Betrachtung aller Befragungsgruppen ist eine erhebliche Abweichung der Rückantworten erkennbar. Alle angeschriebenen Planer haben die Befragung durchgeführt. Lediglich fünf Auftragnehmer und sieben Auftraggeber haben geantwortet. Die Umfrageergebnisse wurden in den folgenden Abschnitten ausgewertet, interpretiert und Erkenntnisse daraus gezogen. 3.1.2 Grundlagen und Gliederung der Befragung: Die schriftliche Befragung in Form eines Fragebogens wurde als Mittel zur Informationsbeschaffung ausgewählt. Dies ist die Möglichkeit, effizient individuelle Meinungen von einzeln befragten Personen zu erhalten. Insbesondere wurde auf die Anonymität der Befragten geachtet. Die persönlichen Angaben der Adressaten sind nicht im Fragebogen enthalten. Die Erhebung besteht aus einem Fragebogen in einem gängigen Tabellenkalkulationsformat. Die Datenübertragung erfolgte per E-Mail. Die Möglichkeit der schriftlichen Befragung per Post wurde aus Zeit- und Kostengründen (Porto, Umschlag, Rückumschlag, etc.) nicht in Erwägung gezogen. Der Fragebogen ist in mehrere Teilbereiche untergliedert. Zuerst wird das Ziel der Befragung beschrieben. Danach ist die Anwendung erläutert. Die Fragen selbst sind in vier Abschnitte untergliedert. - Projektzeiten. - Projektrelevante Kosten. - Umgang mit Ressourcen. - Zusammenhang zwischen Zeit-Kosten-Ressourcen. Die Fragestellung zielt auf Umfrageteilnehmer ab, bei denen das erforderliche Fachwissen vorausgesetzt werden kann. Dies dient der konkreten Feststellung von Sachverhalten bezüglich der praktischen Anwendung im Projektcontrolling. Es handelt sich um eine Totalerhebung, da alle Umfrageteilnehmer sämtliche Fragestellungen in verschiedenster Art und Weise tangieren. Mit der Totalerhebung ist die Anonymität gewährleistet. Die Befragung fand über den Zeitraum von sechs Wochen statt. Alle Teilnehmer wurden am gleichen Tag per Mail angeschrieben. 3.1.3 Statistische Einheiten und statistische Masse: Die Auswahl der Umfrageteilnehmer wurde bewusst auf Personen in leitender Funktion beschränkt. Dabei handelt es sich durchgehend um Geschäftsführer, Niederlassungsleiter, Projektleiter, Teamleiter, Teilprojektleiter und sonstige im Projektmanagement beschäftigte Personen. Alle Befragten haben eine mindestens 5-jährige Berufserfahrung im Projektmanagement. Sämtliche Teilnehmerkontakte stammen aus dem beruflichen Umfeld des Verfassers. Mit der Auswahl der befragten Personen soll bezugnehmend auf die relevanten Untersuchungsmerkmale eine repräsentative Struktur in ihrer Gesamtheit widergespiegelt werden. Dies wird dadurch verstärkt, dass jeweils ein Drittel der Befragten aus dem Bereich Auftraggeber (Technische Leiter, etc.), Montagefirmen (Auftragnehmer) und Ingenieurbüros (Planer) stammen. Die Kontakte sind nicht älter als sechs Jahre. Somit ist eine praxisorientierte hohe Qualität und Aktualität der Antworten zu erwarten. 3.1.4 Beschreibung der Kernaussagen: In Anlehnung an Projektzeiten, Projektkosten und Projektressourcen sowie deren gemeinsame Betrachtung werden folgende Kernaussagen für gegenwärtige und zukünftige Auswirkungen im Fragebogen inhaltlich betrachtet: 1. Aussagen zur zeitlichen Beeinflussung in Projekten durch Umgebungseinflüsse. 2. Aussagen zu kostenrelevanten Veränderungen in Projekten durch Störfaktoren. 3. Aussagen zu kapazitiven Herausforderungen und Möglichkeiten der Optimierung. 4. Zusammenfassende Aussage über den Nutzwert einer Earned Value Analyse. Bei der Relevanz der Kernaussagen wird darauf geachtet, dass alle Fragen auf jeden Befragten zutreffen. Jeder Befragte ist fachlich in der Lage, die Fragen zu beantworten. Alle Fragen beziehen sich auf einen überschaubaren Zeitraum. 3.1.5 Itemformulierung: Bezugnehmend auf die jeweiligen Projekterfahrungen aller Befragten können diese positiv oder negativ zu den zeitlichen, kostenrelevanten und kapazitiven Möglichkeiten im Projekt Stellung nehmen. Dabei werden zu jeder Frage vier Antwortmöglichkeiten zum Ankreuzen vorgegeben. Diese Antworten werden bei der anschließenden Bewertung in eine Gliederung von eins bis vier eingestuft. Grundsätzliche Aussagen signalisieren die Möglichkeit, dass es auch Ausnahmen geben kann.

Produkt-Details

• Erscheint lt. Verlag: 1.8.2017
• Sprache: deutsch
• Themenwelt: Wirtschaft ► Betriebswirtschaft / Management
• Themenwelt: Wirtschaft ► Volkswirtschaftslehre
• ISBN-10: 3-96146-036-1 / 3961460361
• ISBN-13: 978-3-96146-036-6 / 9783961460366