Eventmanagement (eBook)

Veranstaltungen professionell zum Erfolg führen

Ulrich Holzbaur, Edwin Jettinger, Bernhard Knauß, Ralf Moser, Markus Zeller (Autoren)

eBook Download: PDF

2005 | 3., erw. Aufl. 2005
X, 358 Seiten
Springer Berlin (Verlag)
978-3-540-28858-9 (ISBN)

Infos

Events sind Veranstaltungen mit Erlebnischarakter. Zum Eventmanagement gehört die Frage, was ein Event auszeichnet, wie man eine Veranstaltung in den Augen der Besucher einzigartig macht und wie man ein solches Event in der Praxis umsetzt.

Das Buch führt in die Grundlagen des Eventmanagements mit seinen Aufgabengebieten von der strategischen Planung bis zur operativen Durchführung und Steuerung ein. 14 ausgearbeitete Beispiele aus der Praxis und 72 Checklisten und Formblättern ermöglichen eine sichere Planung und Organisation. Die Autoren haben vielfältige Erfahrungen mit Projekt- und Veranstaltungsmanagement, Eventmanagement und Eventmarketing aus verschiedenen beruflichen Bereichen zusammengetragen und einen Leitfaden für alle erstellt, die ihre Veranstaltungen (noch) erfolgreicher machen wollen. In der dritten Auflage finden sich neue Abschnitte zu Marketing und Kommunikation, zur konzeptionellen Entwicklung von der Vision zum Event, sowie zu Logistik und Catering mit dem zugehörigen Marketing-Mix. Das Projektmanagement wurde durch das Thema Softwareunterstützung ergänzt, außerdem wurden die neuesten gesetzlichen Bestimmungen berücksichtigt.

Inhalt

Vorwort 5
Inhaltsverzeichnis 9
1 Einleitung 11
1.1 Veranstaltung und Event 11
1.2 Zielsetzung und Nutzung 12
1.2.1 Ziele 12
1.2.2 Scope 13
1.2.3 Nutzungshinweise 14
2 Einführung 16
2.1 Eventbegriff 16
2.1.1 Ereignis 17
2.1.2 Erlebnisorientierung 19
2.2 Eventkonzept 23
2.2.1 Ziel 23
2.2.2 Zielerreichung 24
2.2.3 Zusammenfassung 25
2.3 Veranstaltungen 25
2.3.1 Klassifikation 25
2.3.2 Teilnehmer 28
2.3.3 Besucherzahl 29
2.3.4 Eventcharakter 33
2.4 Eventmanagement 33
2.4.1 Projektphasen 34
2.4.2 Einzelpunkte 36
2.4.3 Integriertes Management 36
2.5 Ziel und Gewinn 39
2.5.1 Zielsetzung 39
2.5.2 Beispiele 40
2.5.3 Monetäre Ziele 41
2.5.4 Beispiel 42
2.5.5 Kriterien 43
2.6 Evententwicklung 45
2.6.1 Entwicklungsprojekt 45
2.6.2 Anforderungen 46
2.6.3 Entwurf 47
2.6.4 Entscheidungen 50
2.7 Planung von Veranstaltungen 51
2.7.1 Planungsinhalte 52
2.7.2 Vorwärtsplanung 53
2.7.3 Rückwärtsplanung 54
2.7.4 Prozessmodell 54
3 Erfolgsstrategie 57
3.1 Strategie und Ziel 58
3.2 Eventkonzept 59
3.3 Markenkonzept 60
3.3.1 Marke Event 60
3.3.2 USP 61
3.3.3 Zielgruppe 63
3.3.4 Spezielle Zielgruppenkriterien 64
3.4 Marketing für das Event 67
3.4.1 Analyse der Marktchancen 70
3.4.2 Produktpolitik 71
3.4.3 Preispolitik 77
3.4.4 Distributionspolitik 80
3.4.5 Kommunikation 81
3.4.6 Werbung 83
3.4.7 Verkaufsförderung 89
3.4.8 Öffentlichkeitsarbeit 90
3.4.9 Internes Marketing 92
3.5 Sponsoring 93
3.5.1 Eventsponsoring 93
3.5.2 Leistung und Gegenleistung 95
3.5.3 Exemplarisches Sponsoringangebot 96
3.6 Eventorganisation 101
3.6.1 Marketingplanung 101
3.6.2 Marketingcontrolling 101
3.6.3 Information 105
3.6.3 Information 105
3.6.4 Einbindung von Agenturen 107
3.7 Eventmarketing 109
3.7.1 Begriff Eventmarketing 109
3.7.2 Wirkung von Eventmarketing 110
3.7.3 Beispiel 113
4 Logistik 115
4.1 Catering und Warenlogistik 115
4.1.1 Arten 116
4.1.2 Eigenständig oder Fremdvergabe 117
4.1.3 Externe Vergabe 118
4.1.4 Vertragsgestaltung 119
4.1.5 Angebotsspektrum 121
4.1.6 Verpflegungs-Infrastruktur 124
Großhändler 125
Zentrallager 125
Stand 125
4.1.7 Catering und Geld 126
4.1.8 Lebensmittelvorschriften 130
4.1.9 Controlling 131
4.1.10 Nachbereitung 132
4.2 Infrastruktur 133
4.2.1 Der Veranstaltungsort 133
4.2.2 Sicherheit 137
4.2.3 Personal für Infrastruktur 138
4.2.4 Anreise, Übernachtung, Abreise 139
4.2.5 Übernachtung 143
4.2.6 Sanitäre Anlagen, Wasser- und Stromversorgung 144
4.2.7 Telefon, Funk 146
4.2.8 Müllentsorgung 146
4.2.9 Zugangskontrollsystem 148
4.3 Marketing für Catering und Infrastruktur 148
4.4 Informationsmanagement 150
5 Randbedingungen 153
5.1 Recht und Haftung 153
5.1.1 Recht 154
5.1.2 Risiko 155
5.1.3 Haftungsfragen 158
5.1.4 Versicherungen 160
5.1.5 Vertragsgestaltung 162
5.1.6 Jugendschutz 164
5.1.7 Schankerlaubnis und Sperrzeit 166
5.1.8 Preisauszeichnung 166
5.1.9 Umleitungen und Straßensperrungen 167
5.1.10 GEMA und weitere Abgaben 167
5.1.11 Schutz von Veranstaltungsbezeichnungen durch Markeneintrag 168
5.2 Umwelt, Gesundheit, Unfallschutz 170
5.2.1 Umwelt 170
5.2.2 Gesundheit/Hygiene 171
5.2.3 Sicherheit 173
5.3 Finanzen und Steuern 173
5.3.1 Unternehmen 174
5.3.2 Privatperson 174
5.3.3 Verein 174
5.3.4 Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben 176
6 Management von Veranstaltungen 177
6.1 Projektmanagement 177
6.1.1 Projektdreieck 177
6.1.2 Projektstrukturplan 179
6.1.3 Arbeitsstrukturplan 179
6.2 Projektplanung 180
6.2.1 Zeitplanung 180
6.2.2 Ressourcenplanung 186
6.3 Projektcontrolling 189
6.3.1 Berichtswesen 191
6.3.2 Kostencontrolling 192
6.3.3 Zeit-/Terminüberwachung 192
6.4 Managementtechniken 194
6.4.1 Mitarbeiterführung 194
6.4.2 Teamarbeit 196
6.4.3 Motivation 197
6.4.4 Kommunikation 197
6.4.5 Krisenmanagement 198
6.4.6 Entscheidungstechniken 199
6.4.7 Kreativitätstechniken 202
6.5 Hilfsmittel des Veranstaltungsmanagements 204
6.5.1 Projektordner 205
6.5.2 Protokolle 205
6.5.3 Software zur Unterstützung des Projektmanagements 206
6.6 Aufgabenbereiche 212
6.7 Phasen und Meilensteine im Eventmanagement 214
7 Checklisten 217
7.1 Aufbau 218
7.2 Projektordner 219
7.3 Tailoring 219
7.4 Die einzelnen Checklisten 220
7.5 Formblätter 290
8 Beispiele 296
8.1 Firmenseminar 297
8.1.1 Initialisierung 297
8.2 Tag der offenen Tür 305
8.3 Messebeteiligung 309
8.4 Road Show 314
8.5 Exkursion 318
8.6 Tagung 323
8.7 Jubiläum 327
8.8 Feier/Kundenevent 330
8.9 Party 332
8.9.4 Vorlauf 336
8.9.5 Event 336
8.9.6 Nachlauf 336
8.9.7 Nachbereitung 336
8.10 Outdoor-Veranstaltung 337
8.11 City-Events 340
8.12 Tournee 343
8.13 Sitzung 352
8.14 Präsentation/Vortrag 357
Literatur 365

Textauszug

5 Randbedingungen (S. 143-144)

Risiken entstehen bei jedem unternehmerischen Handeln. Bei Events ist das Risiko enorm hoch, da viele Personen betroffen sind und auch größere finanzielle Mittel im Spiel sind. Um das Risiko zu vermindern, sind einige wichtige Punkte zu beachten. Die Sorgfaltspflicht und das eigene Interesse erfordern eine sorgfältige Beachtung dieser Punkte, wobei die folgende Darstellung nur einige Anhaltspunkte geben kann. Jeder, der ein Event plant, sollte sich über die kritischen Punkte von den entsprechenden Fachleuten innerhalb und außerhalb der eigenen Organisation beraten lassen. Es ist wichtig, die kritischen Punkte vorab mit der Finanzabteilung, dem Kassier oder dem Finanzamt, dem Juristen oder dem Ordnungsamt abzusprechen.

Dieses Kapitel geht daher zunächst auf die verschiedenen Rechtsbeziehungen ein, die bei einer Veranstaltung bestehen und denen sich der Veranstalter im Klaren sein sollte. Danach werfen wir einen Blick auf Fragen der Haftung, des Risikos und weiterer Rechtsbereiche wie beispielsweise Jugendschutz, Schankerlaubnis, GEMA und Markenschutz. Im Anschluss daran informieren wir zu den Themen Umwelt, Gesundheit und Unfallschutz. Abschließend gehen wir in diesem Kapitel auf wesentliche Punkte des doch sehr breiten Feldes der Finanzen und Steuergesetzgebung ein. Detaillierte Kenntnisse in diesem Bereich sind für den Veranstalter unerlässlich, wird der Erfolg einer Veranstaltung, je nach Zielvorgabe, doch so manches mal am finanziellen Erfolg gemessen.

5.1 Recht und Haftung

Die Planung und Durchführung von Veranstaltungen bergen eine Reihe von Risiken und Haftungsfragen. Das Planungsteam muss sich der rechtlichen Rahmenbedingungen und der Risiken bewusst sein und muss diese auch stets im Auge behalten. Für das Rechtsgebiet des Veranstaltungswesens gibt es bisher nur wenige Grundlagen, Gerichtsurteile oder Stellungnahmen. Um das Risiko für den Veranstalter minimal zu halten, wird im Folgenden für die Problematik sensibilisiert, und auf mögliche Risiken und Haftungsfolgen hingewiesen.

5.1.1 Recht

5.1.1.1 Rechtsbereiche

Wer eine Veranstaltung vorbereitet, initiiert damit vielfältige Rechtsbeziehungen. Dabei sind die Hauptbereiche des Rechts betroffen:

• Privatrecht: Es regelt die Beziehung der "zivilen" Beteiligten (z.B. Bürger, Firmen oder auch Kommunen) untereinander auf der Grundlage der Gleichordnung und Selbstbestimmung (BGB, HGB). Darunter fallen alle Verträge, der Verkauf (von Waren, Eintrittskarten, das gesamte Catering), die Miete (auch wenn der Partner eine Kommune ist) und das Sponsoring. Innerhalb dieses rechtlichen Rahmens gilt das Prinzip der Vertragsfreiheit.
• Ordnungsrecht: Es regelt die Grenzen der Freiheit und Sanktionen für Bürger, Unternehmen und Staat. Hierunter fallen alle Genehmigungen und Vorschriften. Im Ordnungsrecht sanktioniert der Staat tatbestandsmäßige, rechtswidrige und vorwerfbare Handlungen (StGB, OWiG) (z.B. das Lebensmittelrecht). Das Ordnungsrecht besteht aus Gesetzen und Verordnungen und tritt an den Stellen in Kraft, wo die Veranstaltung andere Personen oder Sachen betrifft, wie beispielsweise: Lärm und Emissionen, Straßensperrung, Umleitung, Anfahrt, Parken (siehe auch Infrastruktur), Schutz der Umwelt, Gesundheit von Besuchern und Personal und die Entsorgung.
• Öffentliches Recht: Es regelt die Beziehung des Staats zum Bürger (Verfassungsrecht, Verwaltungsrecht). Aufgrund der teilweisen „Rechtsleere" im Bereich Veranstaltungswesen, sichern sich die beteiligten Personen (Hallenbetreiber, Akteure,...) in der Regel mit umfangreichen privatrechtlichen Vertragswerken ab, in denen ein Großteil von Eventualitäten geregelt ist. Wichtig für die Verantwortlichen ist, diese Verträge genauestens zu prüfen und auch die rechtlichen Hintergründe zu verstehen. Jedoch muss auch beachtet werden, dass nicht alles, was in Verträgen und beispielsweise auf Eintrittskarten steht, rechtswirksam ist. Für den Veranstalter selbst ist es ratsam, sich gegen verschiedene Risiken durch Abschluss einer Versicherung abzusichern. Ggf. ist eine Beratung durch einen Rechtsanwalt sinnvoll.

Produkt-Details

• Erscheint lt. Verlag: 6.12.2005
• Zusatzinfo: X, 358 S. 56 Abb.
• Verlagsort: Berlin
• Sprache: deutsch
• Themenwelt: Wirtschaft ► Betriebswirtschaft / Management ► Unternehmensführung / Management
• Schlagworte: Entwicklung • Erfolg • Event • Eventmanagement • Eventmarketing • Führen • Kommunikation • Management • Marketing • Organisation • Planung • Projektmanagement • Public Relations • Steuerung • Strategie • Veranstaltungen • Veranstaltungsmanagement
• ISBN-10: 3-540-28858-9 / 3540288589
• ISBN-13: 978-3-540-28858-9 / 9783540288589