Leitfaden zur Einführung von ERP Software - Antworten und Erfolgsstrategien (eBook)

Allgemeingültige Tipps und Lösungen zur Einführung von ERP-Software in ihrem Unternehmen, unabhängig davon, ob es sich um Infor, Microsoft, Navision, Oracle oder SAP etc. handelt

Uwe Knust (Autor)

eBook Download: EPUB

2021 | 1. Auflage
132 Seiten
tredition (Verlag)
978-3-347-36219-2 (ISBN)

Infos

Dieser Ratgeber richtet sich an Geschäftsführungen, Führungskräfte und alle Interessierten, die die Einführung einer neuen ERP-Software planen oder zukünftig in ein solches Projekt involviert werden. Am Beispiel eines ERP-Einführungsprojektes bei der fiktiven Futura Hanse GmbH werden alle Projektphasen durchlaufen und dabei praxis- und erfahrungsorientiert mögliche Risiken und die am häufigsten vorkommenden Fehler beleuchtet. Der Ratgeber beginnt mit der Idee der Geschäftsführung, eine neue ERP-Software einzuführen, beschreibt die Softwareselektionsphase, die Vertragsphase, die einzelnen Projektphasen, ein typisches Eskalationsszenario und endet mit dem erfolgreichen »Go Live«. Zu jeder Phase werden dem Leser wertvolle Praxistipps und Erklärungen gegeben, deren konsequente Beachtung einen erfolgreichen Projektablauf ermöglicht. Auf verständliche Art werden typische Problemstellungen aus dem Projektalltag dargestellt und klare Lösungsstrategien aufgezeigt. In diesem Ratgeber vereint der Autor jahrelange Praxiserfahrungen aus Anwendersicht, Beratersicht und aus Sicht der Wirtschaftsprüfung.

Uwe Knust verfügt über mehr als drei Jahrzehnte Berufserfahrung in der freien Wirtschaft. Als gelernter Bankkaufmann studierte er in Hannover Ökonomie. Seine beruflichen Erfahrungen reichen vom kaufmännischen Leiter und EDV-Leiter über Consulting-Director bei einem großen ERP-Softwarehersteller bis hin zum Director in der Wirtschaftsprüfung im Bereich IT- und Prozessprüfung und -beratung. Das Thema ERP-Softwareimplementierung begleitete ihn den überwiegenden Teil seiner beruflichen Laufbahn und ebenso die damit verbundenen Probleme. Heute ist Uwe Knust selbständig tätig und unterstützt Unternehmen u. a. bei der Vorbereitung und Durchführung von ERP-Softwareimplementierungsprojekten.

Textauszug

3 Softwareauswahlprozess

3.1 „Wünsch Dir was„ gemeinsam mit der Geschäftsführung

Unser IT-Leiter Herr Speicher trifft sich wieder mit seiner Geschäftsführung, um sein Vorgehen zu erläutern. Frau Orga und Herr Kaufmann sind gespannt, wie Herr Speicher ihnen in Sachen Zukunft weiterhelfen will.

„Mein Mitarbeiter, Herr Draht, arbeitet jetzt einen Anforderungskatalog aus, als Basis für einen Softwareselektionsprozess“, erklärt Herr Speicher der Geschäftsführung.

„Ok, das ganze darf aber nicht zu teuer werden und soll möglichst schnell über die Bühne gehen“, wirft Frau Orga ein.

„Mir ist wichtig, dass wir das Alltagsgeschäft, vor allem aber meinen Vertriebsbereich, soweit es geht in Ruhe lassen. Wir können uns einen Einbruch in den Absatzzahlen nicht leisten“, ergänzt Herr Kaufmann.

„Wenn wir schon eine neue Software einführen, ist es mir wichtig, dass wir die Themen Dokumentenmanagement, Vertragsmanagement und übergreifendes Unternehmensreporting inklusive Konsolidierung gleich mit erledigen. Dann lohnt sich der ganze Aufwand wenigstens“, legt Frau Orga nach.

„Außerdem ist es wichtig, dem Außendienst die Möglichkeit zu geben, zur Vorbereitung von Kundenbesuchen auf bestimmte Daten, wie Kundenumsatz, vereinbarte Konditionen und offene Posten zurückzugreifen. Ich habe gehört, dass es Systeme gibt, die das Customer-Relationship-Management (CRM) unterstützen. Zum Beispiel kann der Außendienst noch von unterwegs oder spätestens im Home-Office die Ergebnisse der Kundenbesuche dokumentieren. Dadurch können wir unsere Kunden individuell ansprechen, gezielte Marketingaktionen durchführen, haben die Informationen wann und wer zuletzt Kontakt mit den Kunden hatte, was der Kunde gekauft hat, welche Konditionen vereinbart wurden usw. Wegen unserer Tochtergesellschaften im Ausland soll das auch länderübergreifend möglich sein, damit ich den Überblick behalte“, ergänzt Herr Kaufmann.

Herr Speicher notiert sich die einzelnen Punkte sorgfältig. Die angesprochenen Themen sind ihm nicht unbekannt und scheinen ihm auch nicht übertrieben zu sein.

„Das ist mit der richtigen ERP-Software alles realisierbar“, erklärt er deshalb zuversichtlich.

„Dann suchen sie uns bitte eine passende ERP-Software aus. Aber denken sie dabei bitte an die Kosten“, mahnt Frau Orga.

„So ein Projekt wird nicht billig und dauert auch seine Zeit“, entgegnet Herr Speicher.

„Dann sollten wir so viel wie möglich selber machen und uns nicht zu lange mit der Softwareauswahl aufhalten“, befindet Frau Orga.

„Je früher wir anfangen, desto eher ist es geschafft“, fügt Herr Kaufmann hinzu.

Damit ist das Meeting beendet und beide Geschäftsführer haben ein gutes Gefühl bei der Sache. Konnten sie doch ihre wichtigsten Anliegen adressieren. Herr Speicher würde sich um die Realisierung kümmern.

Als sie wieder allein sind sagt Herr Kaufmann:

„Manchmal ist es doch schön Geschäftsführer zu sein und Aufgaben delegieren zu können.“

„Ja, vor allem, wenn es um Themen geht, bei denen man sich selber nicht so gut auskennt. In jedem Fall machen wir jetzt den richtigen Schritt in Richtung Zukunft“, erwidert Frau Orga.

Soweit der Trugschluss.

3.2 … wenn es mehr nicht ist …

Je mehr Herr Seicher über das Gespräch mit der Geschäftsführung nachdenkt, desto mehr wird seine Anfangseuphorie von einem leichten Störgefühl verdrängt und das aus gutem Grund. Einerseits kann er sich nun vor der Geschäftsführung profilieren, andererseits wird ihm aber zunehmend klar, welchen Komplexitätsgrad die ihm übertragene Aufgabe hat.

„Wir haben eine riesige Aufgabe vor uns. Da müssen alle IT-Kollegen mit anpacken. Ich glaube, dass der Geschäftsführung gar nicht klar ist, welche Auswirkungen so ein Projekt auf das Unternehmen hat“, erklärt er Tom Draht später in seinem Büro.

„Dann sollten sie es der Geschäftsführung deutlich machen“, erwiderte Tom leichthin.

„Erstens kann ich das selber auch noch nicht einschätzen und zweitens möchte ich uns die Chance nicht nehmen, endlich einmal die Bedeutung der IT-Abteilung ins rechte Licht zu rücken“, kontert Herr Speicher.

„Das klappt aber nur, wenn das Projekt auch erfolgreich abgeschlossen wird.“

Herrn Speicher wird zunehmend nachdenklicher.

„Tom, du musst noch ein paar Punkte mit auf deine Liste nehmen.“ Er diktiert Tom die Punkte aus dem Gespräch mit der Geschäftsführung.

„Wie weit bist du mit dem Anforderungskatalog?“, fragt er anschließend.

„Ich habe aufgeschrieben, was mir pro Abteilung eingefallen ist. Das wollte ich anschließend mit den Abteilungen abstimmen, aber da hat es teilweise Probleme gegeben.“

„Was für Probleme?“

„Die Kollegen hatten kaum Zeit für mich und deshalb darum gebeten, dass ich das Thema direkt mit ihren Abteilungsleitern bespreche.“

Herr Speicher stöhnt. Er kennt das Thema schon aus der Vergangenheit. Weil die Personaldecke in allen Abteilungen dünn gehalten wird, schützen die Abteilungsleiter ihre Mitarbeiter vor jeglicher Mehrarbeit. Einerseits verständlich, andererseits aber weder hilfreich noch akzeptabel.

Stirnrunzelnd hebt er den Telefonhörer ab und ruft Frau Orga an:

„Wir müssten unsere Auswahlkriterien mit den einzelnen Abteilungen abstimmen, werden aber wegen der vielen Arbeit dort vertröstet und nicht ausreichend unterstützt. Wie sollen wir vorgehen?“

Auch Frau Orga kennt die Diskussionen mit den Abteilungsleitern, wenn es um Mehrleistungen geht und möchte in der Anfangsphase möglichst wenig Staub aufwirbeln.

„Können wir für die erste grobe Selektion nicht ohne die Abteilungen auskommen, Herr Speicher? Sie und ihre Kollegen kennen sich doch sehr gut aus. Das müsste doch für den Anfang ausreichen, oder?“

Ganz wohl ist Herrn Speicher bei diesem Gedanken nicht, aber er fühlt sich doch geschmeichelt.

„Wir können den Kriterienkatalog fertigstellen, aber wenn die Softwareanbieter zu uns kommen, brauchen wir Mitarbeiter aus den Abteilungen, die bewerten können, was uns gezeigt wird“, wendet er ein.

„Ok, bis dahin habe ich mit den Abteilungsleitern gesprochen“, verspricht Frau Orga.

Herr Speicher fühlt sich gleich besser, weil die Verantwortung jetzt wieder bei der Geschäftsführung liegt. Frau Orga setzt den Punkt „Softwareselektion“ auf die Agenda des nächsten Abteilungsleitermeetings.

3.3 Gibt es etwas, das man besser machen kann?

Besser geht fast immer. Schon bei der Planung eines ERP-Projektes muss man die Abteilungsleiter mit ins Boot holen. Genauso wie die Geschäftsführung es getan haben sollte, ist es ebenfalls notwendig, dass die einzelnen Abteilungsleiter ihre Anforderungen an eine neue ERP-Software definieren. Hierbei sollte dokumentiert werden, welche Abläufe derzeit sehr gut funktionieren, welche Arbeiten nur unter hohem Aufwand und ggf. sehr fehleranfällig laufen, aber auch welche weiteren Funktionen zur Unterstützung der täglichen Arbeit noch wünschenswert wären.

Gehen sie dabei bitte von ihren Idealvorstellungen aus. Abstriche machen kann oder muss man später unter Umständen ohnehin noch. Allen Beteiligten muss transparent sein, dass die neue Software eine große Chance für Verbesserungen ist.

Aber wie das so mit Chancen ist, wenn man sie nicht ergreift, nützen sie einem nichts.

Tom Draht hat mit viel Aufwand einen Anforderungskatalog für den Softwareauswahlprozess erstellt. Trotz aller Mühe wird die Futura Hanse GmbH damit nur ein sub-optimales Ergebnis erzielen, weil die Einbindung der einzelnen Abteilungen fehlte. Basis für die Softwareauswahl sollte grundsätzlich ein Lastenheft sein, das vom Unternehmen ausgearbeitet und dem Softwareanbieter zur Verfügung gestellt wird.

Das Lastenheft fasst alle Anforderungen des Unternehmens an die neue Software zusammen und dient dem Anbieter als Basis Und sagen Sie an dieser Stelle bitte auf keinen Fall: “Für andere, größere, komplexere oder was auch immer für Unternehmen ist das sicherlich sinnvoll, aber für uns ist das doch überzogen.“

Das Lastenheft und die Gedanken, die darin stecken bilden das Fundament für den „Neubau“ ihrer ERP-Software.

Im weiteren Verlauf erstellt das Beratungshaus daraus...

Produkt-Details

• Erscheint lt. Verlag: 20.7.2021
• Verlagsort: Ahrensburg
• Sprache: deutsch
• Themenwelt: Technik
• Schlagworte: Compliance • Einführungsmethodik • Enterprise Resource Planning • ERP • Implementierung • Projektrisiken • Projektvorgehen
• ISBN-10: 3-347-36219-5 / 3347362195
• ISBN-13: 978-3-347-36219-2 / 9783347362192