Zeitmanagement (eBook)

Jörg Knoblauch, Holger Wöltje, Marcus B. Hausner, Martin Kimmich, Siegfried Lachmann (Autoren)

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2023 | 5. Auflage
256 Seiten
Haufe Verlag
978-3-648-17438-8 (ISBN)

Infos

Gutes Zeitmanagement zu erlernen und zu perfektionieren funktioniert nicht von heute auf morgen, aber es ist eine Lebensaufgabe. Mit effizientem Zeitmanagement können Sie die täglichen Aufgaben stressfrei bewältigen. Lernen Sie, Ihren Tag und Ihre Woche sinnvoll zu planen und Reibungsverluste zu minimieren. Sie erfahren, wie Sie mit Zeitfressern umgehen und somit effektiver und effizienter arbeiten können. Neben bewährten Zeitmanagement-Techniken erhalten Sie eine Reihe von Hilfsmitteln an die Hand, die Ihnen die Planung erleichtern. Inhalte: - Sinnvoll planen, effizienter arbeiten und Termine beherrschen - Ziele definieren, Prioritäten setzen: Zeit und Lebensfreude gewinnen - Blockaden beseitigen, Balance gewinnen - Survival-Tipps für den Büroalltag - Zeitplanbuch oder Smart Phone: die besten Hilfsmittel und Techniken - Großer Trainingsteil mit Tests und Übungen: Wie Sie Zeitfresser und Blockaden im Büroalltag identifizieren und vermeiden  

Prof. Dr. Jörg Knoblauch ist geschäftsführender Gesellschafter der Firmen drilbox (Werkzeugkassetten, Gehäusebau), tempus (Zeitplansysteme, Seminare) und persolog/DISG (Persönlichkeitsprofile). Als Buchautor ist er mit über 100.000 verkauften Büchern zu den Themen Selbst-, Zeit- und Zielmanagemnt sowie Berufs- und Lebenszielplanung sehr erfolgreich. Er entwickelte die TEMP-Methode und gewann den 'Best Factory Award' und den Ludwig-Erhard-Preis 2002.

Autor

Jörg Knoblauch Prof. Dr. Jörg Knoblauch ist geschäftsführender Gesellschafter der Firmen drilbox (Werkzeugkassetten, Gehäusebau), tempus (Zeitplansysteme, Seminare) und persolog/DISG (Persönlichkeitsprofile). Als Buchautor ist er mit über 100.000 verkauften Büchern zu den Themen Selbst-, Zeit- und Zielmanagemnt sowie Berufs- und Lebenszielplanung sehr erfolgreich. Er entwickelte die TEMP-Methode und gewann den "Best Factory Award" und den Ludwig-Erhard-Preis 2002. Holger Wöltje Holger Wöltje ist Experte für produktives Arbeiten mit der Technik von morgen. Er zeigt Ihnen, wie Sie mit der Cloud und Smartphones im Urlaub, zu Hause oder im Büro jederzeit die Inhalte finden, die Sie gerade brauchen. Als selbstständiger Berater hilft er den Mitarbeitern von Fortune-Global-500- und Dax-30-Unternehmen wie z.B. der Deutschen Post, Credit Suisse, Microsoft, SAP und Lufthansa dabei, ihre Termine und E-Mails in den Griff zu bekommen.Mehr über seine Vorträge, Seminare und Lernvideos für Sie finden Sie auf: www.zeit-im-griff.de. Marcus B. Hausner Marcus B. Hausner ist Personal- und Organisationsentwickler mit den Kernkompetenzen in Team-Führung, Mitarbeiter-Führung, Blended Learning und LiveOnline-Working. Martin Kimmich Martin Kimmich ist Geschäftsbereichsleiter für tempus-Zeitplansysteme sowie Trainer für Zeit- und Selbstmanagement. Er hat sich auf Fürhungskräftecoahing spezialisiert. Siegfried Lachmann Siegfried Lachmann ist Buchautor, Seminarleiter und Referent zu den Themen "Dreamday" sowie "Es geht um ihr Leben" (Ziel- und Zeitmanagement).

Textauszug

So planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre Zeit

Planen ist nicht jedermanns Sache. Und man kann es mit der Planerei auch übertreiben. Doch schon mit ein paar einfachen Planungstechniken können Sie sich viel Zeit und Ärger ersparen.

In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie:

• durch Planen Zeit gewinnen,
• Ihren Zeitbedarf und Ihr Zeitbudget ermitteln,
• Ihre Tages- und Wochenplanung realisieren,
• mit Checklisten arbeiten und
• Zeitplanbücher und Smartphones einsetzen.

Durch Planung Zeit gewinnen

»Wer viel plant, kommt unter die Tyrannei des Terminkalenders.« – »Manchmal ist es mir zu viel, alles aufzuschreiben. Warum es nicht lieber gleich tun? Außerdem will ich mich nicht immer festlegen. Schriftliche Planung tötet jede Spontaneität.«

Diese Vorwürfe werden häufig erhoben. Aber sie stimmen nicht. Wer richtig plant, gewinnt Zeit für Ungeplantes, Kreativität und andere Aufgaben. Wer plant, kann letztlich auch spontaner agieren.

Viele von uns planen allerdings nicht, weil sie zu tätigkeitsorientiert sind. Am Ende geraten sie immer wieder unter Druck und bewegen sich im Bereich vieler A-Aufgaben, die sie durch rechtzeitiges Erledigen der B-Aufgaben hätten vermeiden können. Vielleicht brauchen manche Menschen den Adrenalinkick, den das »Feuerlöschen« einer Krise mit sich bringt. Oder es erscheint ihnen wesentlich spannender und macht mehr Spaß als vorheriges Planen und rechtzeitige Erledigung. Doch Sie sollten sich darüber im Klaren sein: Beim Feuerlöschen reagieren Sie bloß und können nichts mehr steuern. Zudem kosten solche Aktionen in der Regel nicht nur viel Energie, sondern auch mehr Geld als ein geregeltes und geplantes Routine-Vorgehen.

Planung ist der beste Weg, um aus dem Verhaltensmuster des bloßen Reagierens herauszukommen und die Dinge rechtzeitig zu erledigen, damit es erst gar nicht zur Krise kommt.

Wer genügend Zeit in die Planung steckt, braucht weniger Zeit zur Durchführung und gewinnt insgesamt mehr Zeit.

Je komplexer und je umfassender übrigens eine Aufgabe oder ein Projekt ist, umso mehr Zeit sollten Sie für die Planung investieren. Denn je besser die Planung ist, desto mehr Zeit sparen Sie hinterher bei der Durchführung. Auch sinkt durch gute Planung die Fehlerrate oft beträchtlich.

Warum schriftlich planen?

Durch schriftliches Planen wird Ihr Kopf frei für das, was aktuell ansteht:

• Sie vergessen nichts mehr.
• Sie schließen einen Vertrag mit sich selbst und tun die Dinge dann auch eher.
• Planung macht Sie berechenbarer für Partner, mit denen Sie im Team zusammenarbeiten.
• Nur eine schriftliche Planung ermöglicht Ihnen Rückblick und Kontrolle. Und das ist die Grundlage für die Optimierung der eigenen Arbeitsweise.

Gewöhnen Sie sich an, mit Hilfe schriftlicher Planung Prioritäten abzuwägen. Berücksichtigen Sie dabei aber Stärken und Schwächen Ihrer Persönlichkeit.

Passen Sie die Methoden an

Manchen fällt das überlegte Planen leichter als anderen. Wichtig ist: Vergewaltigen Sie sich nicht durch eine Methode, die Ihnen nicht liegt. Probieren Sie die von uns vorgeschlagenen, bewährten Methoden aus. Passen Sie sie dann an Ihre individuellen Bedürfnisse an, nachdem Sie sie beherrschen und einige Erfahrungen damit gemacht haben. Dies gilt sowohl für die Technik als auch die Hilfsmittel.

Beispiel

Vielleicht können Sie mit einer großen Pinnwand und bunten Zetteln oder einem Mind-Mapping-Programm für Ihren PC besser planen als auf einem normalen Blatt Papier. Vielleicht hilft es Ihnen, bereits morgens auch die kleinste Aufgabe genau zu planen. Oder kommen Sie weiter, wenn Sie morgens nur Ihre fünf wichtigsten sowie die strategischen Aufgaben planen? Sind Sie morgens schon voll leistungsfähig für die Tagesplanung und erhalten Sie dadurch gleich einen Motivationsschub für die Aufgaben? Oder bevorzugen Sie eine abendliche Rückschau, an die Sie wohl überlegt die Planung des Folgetages anschließen?

Grundregeln des Planens

Auf folgende Grundregeln sollten Sie bei jeder Planungstätigkeit achten:

• Keine Planung ohne Termin.
• Oberstes Planungsprinzip ist die Schriftlichkeit.
• Notieren Sie alle Aktivitäten, Aufgaben und Termine sofort in Ihrem Zeitplanbuch oder auf Listen. Nur so behalten Sie in jeder Situation den Überblick und können sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Näheres dazu erfahren Sie in den folgenden Kapiteln.

Sie sollten Ihre geistigen Kapazitäten nicht mit Aufgaben belegen, die auch ein Zeitplanbuch oder ein elektronischer Planer übernehmen können. Planen Sie schriftlich und halten Sie so Ihren Kopf für die wichtigen Dinge frei!

Zeitbedarf und Zeitbudget ermitteln

Wie viel Zeit verplanen?

Verplanen Sie nur einen bestimmten Teil Ihrer Arbeitszeit, erfahrungsgemäß ca. 60 %. Die anderen 40 % sollten Sie für Unerwartetes, vor allem Störungen und Zeitfresser, freihalten, damit nicht der Rest Ihrer Planung aus dem Lot gerät. Außerdem kommen Sie so auch nicht in Schwierigkeiten, wenn eine Aktivität mal etwas länger dauert als geplant.

Die 60:40-Regel

Arbeitszeit

verplant für Aufgaben:

unverplant für Unerwartetes:

60 %

40 %

Bei einem Zehnstundentag bedeutet 60:40, dass Sie am Morgen etwa sechs Stunden des Tages realistisch verplant haben. Die weiteren vier Stunden halten Sie für unerwartete Ereignisse und Verzögerungen frei, um flexibel reagieren zu können. Wenn keine unerwarteten Dinge passieren, arbeiten Sie einfach die nächste Aufgabe Ihrer To-do-Liste ab, die nun erste Priorität hat. (Wie eine solche To-do-Liste aussieht, lesen Sie am Ende des nächsten Abschnitts »Wie vorgehen bei der Tagesplanung«.)

Vorbereitende Fragen zu Ihrer Planung

1. Wie viel Zeit der 60 % können Sie noch selbst verplanen? Wie viel ist bereits durch feste Termine und Anordnungen Ihrer Führungskraft vorgegeben? Schätzen Sie Ihre Prozentverteilung!
2. Identifizieren Sie wichtige Zeitfresser: Welche Art von Menschen, Aufgaben oder Situationen »wollen« oft unerwartet etwas von Ihnen? Gibt es eine Gesetzmäßigkeit dahinter? Welche?
3. Führungskräfte können in der Regel ihre Zeit freier und selbstständiger verplanen als z. B. Hotline-Angestellte; dafür haben sie auch mehr unerwartete Ereignisse. Legen Sie gegebenenfalls einen eigenen Schlüssel für sich fest, der zu Ihrem Arbeitsumfeld und Aufgabenbereich passt. Sie müssen nicht sofort die »goldene Verteilung« benennen können. Experimentieren Sie jeweils zwei bis drei Wochen mit einem Wert, der Ihnen nach kurzer Überlegung sinnvoll erscheint. Sobald Sie das Gefühl haben, dass dieser Wert in der Praxis für Sie passt, bleiben Sie dabei.

Gleichartige Arbeiten bündeln

Anstatt Arbeiten so zu erledigen, wie sie gerade anfallen, ist es sinnvoll, gleichartige Arbeiten in der Planung zu bündeln. Besonders hilfreich ist die Blockbildung in den folgenden Bereichen:

• Telefonate
• Briefe oder E-Mails schreiben
• Fachzeitschriften durcharbeiten
• Spesenabrechnungen durchführen
• Strategisches Arbeiten, Ziele planen usw.

Überlegen Sie: Welche Art Blockbildung können Sie praktizieren? Wann und mit welchen Einschränkungen?

Planen Sie störfreie Zeiten

Eine »stille Stunde«, eine Art »Sperrzeit für den Personenverkehr« bringt Ihnen einen enormen Produktivitätsgewinn. Auch, wenn Sie zu den Menschen gehören, die gerne immer ansprechbar sind, sollten Sie sich wenigstens eine Stunde am Tag gönnen, in der Sie ungestört arbeiten können. In dieser Zeit können Sie zum Beispiel konzentriert an einer wichtigen B-Aufgabe arbeiten, ohne dauernd den Faden zu verlieren.

Tragen Sie sich also eine »stille Stunde« genauso wie eine Besprechung oder einen Kundenbesuch – wie einen Termin mit sich selbst – in Ihren Tagesplan ein, und zwar am besten täglich.

Wenn Sie flexible Arbeitszeiten haben, könnten Sie dafür eine Stunde eher kommen, bevor die meisten Beschäftigten zu arbeiten beginnen, oder eine Stunde später gehen. Ebenso könnten Sie Ihre Mittagspause etwas verlegen. So werden bereits weit weniger Telefonanrufe oder...

Produkt-Details

• Erscheint lt. Verlag: 26.5.2023
• Reihe/Serie: Haufe TaschenGuide
• Verlagsort: Freiburg
• Sprache: deutsch
• Themenwelt: Sachbuch/Ratgeber ► Gesundheit / Leben / Psychologie ► Lebenshilfe / Lebensführung
• Schlagworte: Arbeitsalltag • Freizeit • Organisieren • Planen • priorisieren • Priorität • Stress • Tagesplan • Taschenguide • Termindruck • Termine • Zeit • Zeitfresser • Zeitmanagement
• ISBN-10: 3-648-17438-X / 364817438X
• ISBN-13: 978-3-648-17438-8 / 9783648174388