Digitale Buchhaltung in der Praxis
dbv-Verlag (Österreich)
9783704106889 (ISBN)
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So gelingt die Umstellung von der klassischen Papier-Buchhaltung bis hin zur vollständig digital organisierten Buchhaltung in der Steuerberatungskanzlei: der Leitfaden zeigt erstmalig detailliert die verschiedenen Abwicklungsmöglichkeiten digitaler Buchhaltungen anhand der einzelnen Belegkreise wie Bank, Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassa und sonstige Belege (monatliche Abschreibung, Lohnverrechnung, Abgrenzungen etc).
Mit wertvollen Tipps aus der Praxis sowie vielen Abbildungen aus gängigen FIBU-Softwareprogrammen werden die verschiedenen Varianten der Digitalisierung leicht verständlich und anschaulich beschrieben.
Vorwort
Kapitel 1Einleitung
Kapitel 2Rahmenbedingungen
2.1Software Voraussetzungen in der Kanzlei
2.2Hardware Voraussetzungen in der Kanzlei
2.2.1Server
2.2.2Arbeitsplatz Mitarbeiter
2.3Technische Voraussetzungen beim Klienten
2.4Telebanking-Software
2.5Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
2.6Scannen
2.6.1Scannerarten
2.6.2Auswahl Scanner Kanzlei
2.6.3Exkurs: Anwendungsprogramme, die PDF-Dokumente zerlegen und zusammenführen
2.6.4Auswahl Scanner Klient
2.6.5Mindestanforderungen Scanner
2.6.6Scananleitung
2.6.7Mobiles Scannen
2.6.8Tipps aus der Praxis für die Praxis
2.7Datenübermittlung vom Klient an die Kanzlei
2.8IT-Security
2.8.1Informationstechnologie - Chance und Risiko
2.8.2Einzelfragen zur IT-Security
Kapitel 3Die vier Erfolgsstufen digitaler Buchhaltung
3.1Digitales Bankbuchen
3.2Digitales Belegbuchen - "papierlose Buchhaltung"
3.3Import von Buchungen über Schnittstellen
3.4Automatische Buchungssätze
Kapitel 4Digitaler Prozess in der Buchhaltung
Kapitel 5Belegkreis Bank
5.1Voraussetzungen in der Kanzlei
5.1.1Telebanking-Software
5.1.2Organisation der Berechtigungen und internen Abläufe
5.1.3FIBU-Software
5.1.4Schulung der Mitarbeiter
5.2Der "erste" Bankbuchungsklient
5.2.1Auswahl einer geeigneten Buchhaltung
5.2.2Kommunikation mit dem Klienten
5.2.3Vorteile für den Klienten
5.2.4Wie komme ich zum Datenträger?
5.2.5Einbindung in Telebanking-Software der Kanzlei und Dateiabfrage
5.2.6Einrichtungsarbeiten in der jeweiligen FIBU-Software
5.2.7Einbindung weiterer Bankkonten von Fremdbanken
5.3Begriffserläuterungen Datenträgerformate
5.4Telebanking versus Onlinebanking
5.4.1Unterschiede Telebanking und Onlinebanking
5.4.2Onlinebanking als Alternative zu Telebanking
5.5Lernendes System
5.5.1Anwendungsbeispiele aus der Praxis
5.6Praktische Tipps
Kapitel 6Belegkreis Ausgangsrechnungen
6.1Schnittstellen zu Warenwirtschafts- bzw Fakturenprogrammen
6.1.1Vorgangsweise
6.1.2Praktische Tipps zu Schnittstellen für WWS- und Fakturierungsprogramm
6.2Vorerfassungen durch Klient
6.3Belege scannen und über digitales Belegbild buchen
6.4Automatisierungsmöglichkeiten durch OCR-Erkennung
6.5Tipp für Klient - Versand Ausgangsrechnungen als E-Rechnung
6.614 Rechnungsmerkmale der digitalen Buchhaltung
Kapitel 7Belegkreis Eingangsrechnungen
7.1Schnittstellen zu Warenwirtschaftsprogrammen
7.1.1Vorgangsweise
7.1.2Praktische Tipps zu den Schnittstellen für WWS
7.1.3Verbuchung sonstiger Eingangsrechnungen (ohne Erfassung im WWS)
7.2Sonstige Schnittstellen
7.3Vorerfassung durch den Klienten
7.3.1Vorerfassung über eine Klientenplattform
7.3.2Vorerfassung in einer von der Kanzlei übermittelten vordefinierten Excelvorlage
7.4Elektronische Rechnung (E-Rechnung)
7.4.1Praktische Umsetzung bei der Umstellung auf E-Rechnung beim Klienten
7.4.2Rechtlicher Hintergrund zu elektronischen Rechnungen
7.5Belege scannen und über digitales Belegbild buchen
7.6Automatisierungsmöglichkeiten durch OCR-Erkennung
Kapitel 8Belegkreis Kassa
8.1Registrierkassensysteme
8.1.1Allgemeines zur Registrierkassenpflicht
8.1.2Schnittstellen zu Registrierkassensystemen
8.1.3Praktische Tipps zu den Schnittstellen
8.1.4Exkurs: Datensafe "e-Tresor" als Datenspeicherung des DEP
8.2Vorerfassung der Kassenbelege durch den Klienten
8.3Belege scannen und über digitales Belegbild buchen
8.4Automatisierungsmöglichkeiten durch OCR-Erkennung
Kapitel 9Vorgehensweise bei Klienten mit Gewinnermittlungsart E/A-Rechnung
9.1Digitales Bankbuchen in Verbindung mit digitalem Belegbild
9.2Digitales Buchen Verrechnungskonto bar
9.3Buchen mit offener Posten Verwaltung
Kapitel 10Weitere Belegkreise
10.1Laufende monatliche Abschreibung
10.2Unterjährige Buchungen iZm mit Personalaufwand
10.2.1Import Buchungsbeleg aus der Lohnverrechnung
10.2.2Abgrenzung kalkulatorische Sonderzahlungen
10.2.3Unterjährige Anpassung der Personalrückstellungen
10.3Automatisierung von monatlich gleichbleibenden Buchungen
10.4Unterjährige Berücksichtigung von Vorräten und halbfertigen Arbeiten
10.5Verbuchung Finanzamtskonto
10.6Übernahme der Eröffnungsbuchungen
Kapitel 11Qualitätssicherung in der Buchhaltung
11.1Einleitung
11.2Prüfroutinen und Systemchecks
11.2.1Prüfroutinen beim Belegkreis Ausgangsrechnungen
11.2.2Prüfroutinen beim Belegkreis Eingangsrechnungen
11.2.3Prüfroutinen beim Belegkreis Kassa/Bank/Finanzamt/GKK
11.3Risikoanalyse
11.4Systemtechnische Darstellung (FIBU-Checkliste)
11.5BWA-Check
11.6Fragenkatalog zur Festlegung von Qualitätsstandards
Kapitel 12Zusatznutzen
12.1Zusatznutzen Mahnwesen
12.2Zusatznutzen Lieferantenzahlungsverkehr
Kapitel 13Übermittlung der Auswertungen an Klienten
13.1Digitale Ablage in der Kanzlei
13.2Digitale Übermittlung an den Klienten
13.3Praxisbeispiele
Kapitel 14Exkurs Textkonvertierungsassistent Microsoft Excel®
Kapitel 15Begriffsdefinitionen
Kapitel 16Anhang: Musterschreiben
16.1Musterschreiben an Klienten zur Abfrage der Bankdatei
16.2Musterschreiben zum elektronischen Versand von Rechnungen
Anhang: Abkürzungsverzeichnis, Abbildungsverzeichnis, Stichwortverzeichnis
„Aus der Praxis – für die Praxis!“ Das Zeitalter der digitalen Transformation im Rechnungswesen braucht genau jetzt einen derartigen Ratgeber, wie Sie ihn mit diesem Buch in Händen halten. Dass die Digitalisierung und Automatisierung mit voller Wucht alle Abläufe im Rechnungswesen trifft, wird wohl derzeit von niemandem mehr bestritten. Wer zukünftig in diesem Feld überleben und weiterhin erfolgreich arbeiten möchte, muss die technologischen Möglichkeiten in optimaler Weise nützen können. Buchhaltungsprofis konnten über Jahrzehnte hinweg mit ihrem steuerlichen, rechtlichen und wirtschaftlichen Wissen punkten. Dies reicht jetzt allerdings nicht mehr aus. Die IT-Welt mit all ihren Besonderheiten prägt das Tagesgeschehen in der Buchhaltung. Neue technologische Begriffe, veränderte Prozesse, papierloses Buchen, das Zusammenführen von Datensätzen und -strömen über Schnittstellen uvm sorgen für große Unsicherheit in der Buchhalterszene. Außerdem wird der enorm hohe Nutzen der Digitalisierung vielfach nicht gesehen. Die vorhandenen technischen und prozesshaften Neuerungen verstellen die Sicht auf die einfachere, schnellere und extrem effizientere Zusammenarbeit zwischen Rechnungswesen und Unternehmer. Margit Langerwisch und Peter Dorn geben Ihnen jene notwendigen praktischen Tipps, um vorhandene Unsicherheiten vollständig zu beseitigen und maximalen Nutzen aus der digitalen Transformation zu ziehen. Mit der intensiven Auseinandersetzung, die die beiden über die letzten Jahre zur Digitalisierung der Buchhaltung betrieben haben, können sie so gut wie jede auftauchende Frage praxisorientiert beantworten. Und mit der Bewältigung dieser unzweifelhaft vorhandenen Herausforderungen wird Stück für Stück offensichtlicher und greifbarer, welchen Nutzen die Digitalisierung und Automatisierung den Adressaten der Buchhaltung – wie auch den Buchhaltern selbst – bringt: Schnellere und noch sicherere Informationen, kostengünstigere Erstellung, mehr Zeit für die inhaltliche Interpretation der Ergebnisse und höhere Qualität der Analyse der betrieblichen Zahlen. Betrachten Sie die durch die Digitalisierung stattfindenden Veränderungen als Ihre Chance. Das vorhandene Praxis-Wissen dieses Buches wird es Ihnen ungemein erleichtern, die sich bietenden Möglichkeiten zu nützen. Stefan Lami Steuerberater – Unternehmensberater November 2017
Kapitel 5: Belegkreis Bank Nachdem in Punkt 3.1 bei den 4 Erfolgsstufen das digitale Bankbuchen bereits kurz erläutert wurde, gilt es im nächsten Schritt die Voraussetzungen sowie den genauen Ablauf näher zu beschreiben. Um den größtmöglichen Nutzen bei der Automatisierung des Belegkreises Bank zu erzielen, ist es von entscheidender Wichtigkeit, folgende Voraussetzungen zu schaf-fen: 5.1Voraussetzungen in der Kanzlei 5.1.1Telebanking-Software Um zukünftig einen passiven Zugriff auf die Bankkonten der Klienten (es sind sowohl Giro- als auch Kreditkonten möglich) und somit die Abfragemöglichkeit der Kontobewegungen zu haben, ist als erste Grundvoraussetzung die Installation einer Telebanking-Software in der Kanzlei notwendig. Die entsprechende Telebanking-Software stellt die Hausbank der Kanzlei zur Verfügung. Es handelt sich dabei um einen Standard, der es ermöglicht, Kontoverbindungen mehrerer österreichischer Banken zu integrieren und diese mittels einer von der Hausbank zur Verfügung ge-stellten Software zu verwalten und unter anderem Daten direkt ins oder aus dem Buchhaltungssystem zu übernehmen. In diesem Zusammenhang ist zu erwähnen, dass der Installation als „Netzwerklösung“ gegenüber einer „lokalen“ Installation der Vorzug zu geben ist, damit in der Kanzlei mehrere Personen auf diese Software komfortabel zugreifen können. Durch eine entsprechende Benutzerverwaltung für die Mitarbeiter können die Zugriffe auf die Bankkonten einzelner Klienten bzw auf bestimmte Funktionen beschränkt werden. Die Erfahrung hat gezeigt, dass die Mitarbeiter der Banken sowie der jeweiligen Hotline (abrufbar im Internet) entsprechende Unterstützung bei der Installation der Software geben können. Folgende Grundpakete werden von den Banken genutzt (Stand August 2017): - BusinessLine Bank: Bank Austria - ELBA MBS Banken: [RACON] Raiffeisen, BAWAG-P.S.K. Gruppe, Hypos in Oberösterreich, Salzburg und der Steiermark, VKB-Bank, BKS, BTV, Oberbank, Schelhammer & Schattera, Capital Bank, Posojilnica Bank eGen, Hypo-Bank Burgenland - Telebanking MBS Banken: Erste Bank, Sparkassen, Hypos in Vorarlberg, Tirol und Niederösterreich, Schoellerbank Aktiengesellschaft, Commerzialbank Mattersburg im Burgenland AG, Bankhaus Krentschker u. Co. Aktiengesellschaft, Immorent Bank GmbH - HBP Home&Office Banking Plattform Banken: Volksbanken-Gruppe, Apothekerbank, Bank für Ärzte und freie Berufe, Gärtnerbank, IMMO Bank AG, Hypos in Vorarlberg, Tirol und Niederösterreich, Schoellerbank, Sparda-Bank Austria Süd, Sparda-Bank Austria Nord, Austrian Anadi Bank AG Die Berechtigung zu Dispositionen über das Konto kann nur von Kontoinhabern oder Zeichnungsberechtigten erteilt werden. Diese Personen werden im Folgenden als „Verfüger“ benannt. Nach erfolgter Installation der Telebanking-Software in der Kanzlei ist daher im nächsten Schritt der sogenannte Verfüger für die eigene Kanzlei einzurichten. Für den Zugang sind bei der kontoführenden Bank folgende Daten anzufordern: - Kommunikationsberechtigung und Passwort (bei einigen Banken ist dies ident mit den Verfügerdaten, wird mittels Einschreiben an die zeichnungsberechtigte Person zugesandt) - Verfügernummer und PIN-Code (wird mittels Einschreiben an die zeichnungsberechtigte Person zugesandt) - Die notwendigen Kommunikationseinstellungen für die Anwahl zum anderen Bankrechner (Unterstützung durch Bankbetreuer bzw Telebanking Hotline des jeweiligen Kreditinstitutes) Die detaillierte Vorgangsweise bei der Anlage der Kommunikationsberechtigung und des Verfügers ist den Handbüchern der jeweiligen Telebanking-Software zu entnehmen. Diese sind in der Regel im Internet abrufbar. Im nächsten Schritt ist in der Kanzlei ein eigener Ablageordner auf einem Netzlaufwerk zu definieren, in dem die einzelnen Datenträgerdateien im Zuge der Bankabfragen automatisiert abgelegt werden. Dieses Verzeichnis ist vom Systemadministrator einmalig in der Telebanking-Software in den Systemeinstellungen (zB LW:/Bankdateien/) zu hinterlegen. Eine diesbezügliche Standardisierung ist besonders wichtig, damit sichergestellt werden kann, dass in der FIBU-Software immer auf den richtigen Datenpfad zugegriffen wird. Weiters ist zu definieren, welche Dateiformate (zB CAMT053, MT940) vom System exportiert werden sollen. Die Unterschiede der einzelnen Dateiformate sind in Punkt 5.3 näher dargestellt. Diese Einstellung ist ebenfalls vom Systemadministrator in den Grundeinstellungen (unter Exporte) vorzunehmen. 5.1.2Organisation der Berechtigungen und internen Abläufe Im Zuge der Einrichtungsarbeiten der Telebanking-Software ist es empfehlenswert, in der Kanzlei eine schriftliche Dokumentation über die einzelnen Abläufe zu erstellen. Folgende Fragen gilt es vor allem dabei zu beantworten: - Wer ist für die Abfrage der Bankdateien verantwortlich? Je nach Größe der Kanzlei sind 2 bis 3 Personen, mit entsprechender Vertretungsregelung, zu empfehlen. - In welchem Intervall werden die Dateien abgefragt? Täglich oder monatlich? - Welcher Mitarbeiter hat welche Berechtigungen im Telebanking-Programm? Welche Bankkonten sind für welche Mitarbeiter ersichtlich? Ist es kanzleiintern so vorgesehen, dass die Mitarbeiter nur die Bankkonten jener Klienten sehen, die sie buchen? - Wer bindet „neue Klienten“ in die Telebanking-Software ein? - Wer kümmert sich bei Bedarf um die Vergabe eines neuen Verfügers bei einer Fremdbank? PRAXISTIPP: In der Kanzlei ist die Frage zu klären, wer in die eigenen Bankkonten der Kanzlei einsehen kann. Wenn diese nur für einzelne Personen ersichtlich sein sollen, ist die entsprechende Berechtigung in der Telebanking-Software zu setzen. Weiters gilt es zu beachten, dass neben den Berechtigungen in der Telebanking-Software auch der entsprechende Ordner im Windows Explorer, in dem die Bankdatei (MT940 oder CAMT053) abgelegt wird, mit Berechtigungen zu versehen ist. Damit wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen auf die darin gespeicherten Bankdateien zugreifen können.
| Erscheinungsdatum | 21.11.2017 |
|---|---|
| Sprache | deutsch |
| Maße | 170 x 240 mm |
| Gewicht | 358 g |
| Themenwelt | Recht / Steuern ► Steuern / Steuerrecht |
| Schlagworte | Ausgangs- Eingangsrechnung • Ausgangsrechnung • Automatisierung • Bank • Digitale Buchhaltung • Eingangsrechnung • E-Rechnung • FIBU Software • IT-Security • Kassa • OCR-Erkennung • Österreich • Registrierkasse • Warenwirtschaftsprogramm |
| ISBN-13 | 9783704106889 / 9783704106889 |
| Zustand | Neuware |
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