KI für Büro und Alltag (eBook)

Wie du mit künstlicher Intelligenz deine Arbeit leichter, schneller und effizienter machst

Marco Forestier (Autor)

eBook Download: EPUB

2025 | 1. Auflage
226 Seiten
Books on Demand (Verlag)
978-3-6951-3800-5 (ISBN)

Infos

Du willst endlich verstehen, wie Künstliche Intelligenz dir im Job wirklich helfen kann - ohne IT-Studium und kompliziertes Fachchinesisch? Ob E-Mails, Texte, Meetings oder Projektplanung: Moderne KI-Tools wie ChatGPT, DALL-E oder Notion AI eröffnen völlig neue Möglichkeiten, Zeit zu sparen und Routinen zu vereinfachen. Doch viele fragen sich: Wie funktioniert das konkret? und Welche Tools lohnen sich wirklich? Dieses Buch zeigt dir praxisnah und verständlich, wie du Künstliche Intelligenz in deinem Arbeitsalltag sinnvoll einsetzt - im Büro ebenso wie in persönlichen Projekten. Schritt für Schritt erfährst du: - welche KI-Tools es gibt und was sie wirklich können - wie du E-Mails schneller schreibst, Texte zusammenfasst oder Präsentationen vorbereitest - wie KI dir bei Organisation, Recherche und Brainstorming hilft - worauf du beim Datenschutz achten musst - was Prompt-Engineering bedeutet - und wie du der KI die richtigen Fragen stellst - wo die Grenzen von KI liegen - und was du lieber selbst machen solltest - und wie du KI sogar im privaten Alltag clever nutzen kannst, vom Urlaubsplanen bis zu Rezeptideen Ob im Angestelltenjob, als Selbstständiger oder einfach, um dir das Leben leichter zu machen: Dieses Buch gibt dir das Rüstzeug, die digitale Zukunft nicht nur zu verstehen, sondern sie aktiv für dich zu nutzen.

Marco Forestier, geboren im Jahr 1968 in der malerischen Stadt Mainz, hat sich über die Jahrzehnte als eine herausragende Persönlichkeit in der Welt der Software-Entwicklung etabliert. Seine Wurzeln liegen in der Stadt, in der er nicht nur geboren wurde, sondern auch seine prägenden Jahre verbrachte. Nach dem erfolgreichen Abschluss seiner Fachhochschulausbildung entschied sich Forestier für eine weitere Spezialisierung und absolvierte eine Ausbildung zum Datenverarbeitungskaufmann. Diese fundierte akademische und berufliche Ausbildung legte den Grundstein für seine spätere Karriere. Bemerkenswert ist der unternehmerische Geist von Marco Forestier, der sich bereits in jungen Jahren manifestierte. Während viele in seinem Alter noch unschlüssig über ihre berufliche Laufbahn waren, gründete er bereits während seiner Schulzeit ein Unternehmen. Dieses spezialisierte sich auf die Entwicklung von Individual-Software und markierte den Beginn seiner über 35-jährigen Laufbahn in dieser Branche. Heute ist Marco Forestier als externer Software-Architekt tätig, wobei sein Fokus insbesondere auf Projekten im Delphi-Umfeld liegt. Seine umfangreiche Erfahrung und sein tiefgehendes Fachwissen machen ihn zu einer gefragten Persönlichkeit in diesem spezialisierten Bereich der Software-Entwicklung.

Textauszug

Kapitel 3 – KI in dertäglichen Büroarbeit

Willkommen im Herzstück dieses Buchs! Jetzt wird’s richtig praktisch. Denn mal ehrlich: Was bringt dir all das Wissen über KI, wenn es nicht im Büroalltag ankommt? Genau darum geht es in diesem Kapitel: Wie du KI ganz konkret in deinem Job einsetzen kannst.

Du erfährst, warum KI im Büro oft Gold wert ist – und wie sie dir dabei hilft, E-Mails schneller zu schreiben, Protokolle zu erstellen, Texte zu verfassen oder Zahlen zu bändigen. Wir schauen uns an, wie Präsentationen flotter entstehen, wie du blitzschnell recherchierst und sogar Sprachbarrieren locker meisterst.

Außerdem geht’s um ein paar wichtige Fragen: Wie sicher sind meine Daten eigentlich, wenn ich KI nutze? Und: Wie steigst du am besten ein, ohne gleich in Technikstress zu versinken?

Kurz gesagt: Dieses Kapitel zeigt dir, wie KI vom coolen Trend zum echten Helfer wird – damit du im Büro nicht nur schneller, sondern auch entspannter arbeiten kannst. Also los – lass uns gemeinsam deinen Büroalltag ein Stück smarter machen!

3.1 Warum KI gerade im Büro Gold wert ist

Der Büroalltag kann manchmal ganz schön nerven: E-Mail-Flut, Meetings, Protokolle, Präsentationen, Tabellen – und das alles am besten gleichzeitig. Genau hier kommt KI ins Spiel. Denn während du noch darüber nachdenkst, wie du das alles schaffen sollst, hat die KI längst angefangen, dir Arbeit abzunehmen.

Warum ist KI im Büro so ein Gamechanger? Hier ein paar gute Gründe:

Zeitfresser eliminieren

Viele Aufgaben im Büro sind Routine: Mails beantworten, Texte zusammenfassen, Daten sortieren. KI erledigt diese Dinge oft viel schneller – und gibt dir Zeit zurück für wirklich wichtige oder kreative Aufgaben.

Fehler reduzieren

Gerade bei stressigen Tagen schleichen sich schnell Flüchtigkeitsfehler ein. KI-Tools prüfen Rechtschreibung, Zahlen oder Formulierungen und helfen dir, peinliche Patzer zu vermeiden.

Kreativität ankurbeln

Ob knackiger Betreff für eine E-Mail oder ein Slogan für die nächste Marketingkampagne – KI kann als Ideengeber dienen, wenn dein Kopf mal leer ist.

Komplexes verständlich machen

KI kann komplizierte Texte vereinfachen oder Daten verständlich aufbereiten. So verstehst du auf einen Blick, was Sache ist – und kannst es auch anderen leichter erklären.

Beispiel aus der Physik:

Du stößt auf diesen Satz:

„Die zeitliche Änderung des magnetischen Flusses durch eine Leiterschleife induziert eine elektrische Spannung gemäß dem Faradayschen Induktionsgesetz.“

Klingt erstmal nach Kopfweh?

ChatGPT vereinfacht es:

„Wenn sich ein Magnetfeld in der Nähe eines Drahtes verändert, entsteht Strom – ganz einfach, weil sich das Magnetfeld ‚bewegt‘ und Elektronen im Draht anschubst.“

Dazu kannst du dir gleich eine Skizze erstellen lassen und plötzlich macht das Ganze Sinn. Du kannst es dir merken und jemand anderem in zwei Sätzen erklären.

Multitasking unterstützen

Du musst gleichzeitig recherchieren, schreiben und planen? KITools können viele dieser Prozesse parallel erledigen und dir die Ergebnisse liefern, ohne dass du dich in zig Anwendungen verlieren musst.

Flexibilität & Skalierbarkeit

Ob du allein arbeitest oder im Team: KI-Tools passen sich an deine Arbeitsmenge an. Heute brauchst du sie kaum, morgen helfen sie dir, einen riesigen Berg Arbeit abzuarbeiten.

Kurz gesagt: KI ist im Büro Gold wert, weil sie dir nicht nur Arbeit abnimmt, sondern deinen Arbeitsalltag entspannter, effizienter und oft sogar ein bisschen spannender macht. Sie ist kein Ersatz für deinen Job – sondern dein digitaler Kollege, der dir den Rücken freihält.

Also: Warum alles alleine wuppen, wenn du dir smarte Unterstützung holen kannst?

3.2 E-Mails schneller und besser schreiben

E-Mails – die heimlichen Zeitfresser im Büroalltag. Kaum hast du die eine beantwortet, ploppt schon die nächste rein. Und oft kostet es mehr Zeit, die richtigen Worte zu finden, als die eigentliche Botschaft zu tippen. Hier kommt KI ins Spiel – und das kann deine Arbeit erheblich erleichtern.

Wie hilft dir KI beim E-Mail-Schreiben? Hier ein paar Beispiele:

Schneller Texte formulieren

KI-Tools wie ChatGPT oder Jasper können dir komplette E-Mail-Entwürfe schreiben. Du gibst nur an, worum es geht (z. B. »Termin verschieben wegen Krankheit« oder »neues Produkt vorstellen«), und bekommst einen Textvorschlag.

Beispiel 1:

Du kannst entweder schreiben (Prompt) oder es bequem über ein Headset einsprechen, wenn dir diktieren lieber ist:

„Schreibe eine höfliche E-Mail an Frau Müller, um unser Meeting am Donnerstag wegen Krankheit zu verschieben. Bitte um einen neuen Termin nächste Woche.“

ChatGPT liefert dir:

Betreff: Verschiebung unseres Meetings am Donnerstag Liebe Frau Müller, leider bin ich krankheitsbedingt verhindert und kann unser geplantes Meeting am Donnerstag nicht wahrnehmen. Könnten wir gerne einen neuen Termin in der kommenden Woche finden? Bitte teilen Sie mir mit, wann es Ihnen passen würde.

Vielen Dank für Ihr Verständnis und herzliche Grüße [Dein Name]

Beispiel 2:

Du brauchst eine kurze, freundliche Info-Mail:

„Schreibe eine kurze E-Mail an das Team, dass das neue Produkt XY ab nächster Woche erhältlich ist und die Produktinfos im Intranet stehen.“

Die ChatGPT schlägt vor:

Betreff: Neues Produkt XY ab nächster Woche erhältlich Hallo zusammen, gute Nachrichten: Unser neues Produkt XY ist ab nächster Woche verfügbar! Alle wichtigen Infos und Materialien dazu findet ihr ab sofort im Intranet unter [Link].

Bei Fragen stehe ich euch gerne zur Verfügung. Viele Grüße [Dein Name]

Tonfall anpassen

Soll die Mail locker klingen? Oder lieber sachlich und förmlich? KI kann deinen Text in unterschiedliche Stile umwandeln, sodass du je nach Empfänger den richtigen Ton triffst.

Fehlerfreie Texte

Nichts ist peinlicher als Tipp- oder Grammatikfehler in einer wichtigen Mail. Tools wie Grammarly oder Language Tool prüfen Rechtschreibung, Grammatik und sogar Stil – und sorgen dafür, dass du professionell wirkst.

Zusammenfassungen für schnelle Antworten

KI kann lange Mails für dich zusammenfassen, sodass du schneller antworten kannst, ohne jeden Satz lesen zu müssen. Super praktisch, wenn dein Postfach mal wieder überquillt.

Standardantworten automatisieren

Für häufige Anfragen (z. B. »Können Sie mir bitte die Preisliste schicken?«) kannst du dir von der KI Standardantworten schreiben lassen, die du nur noch kurz anpassen musst.

Mehrsprachige Kommunikation

Musst du Mails in Englisch oder einer anderen Sprache schreiben? Moderne KI-Übersetzer wie DeepL liefern nicht nur wörtliche Übersetzungen, sondern oft auch idiomatische, natürlich klingende Texte.

Natürlich gilt: KI ist ein Helfer, kein Autopilot. Gerade bei sensiblen Themen oder wichtigen Geschäftspartnern solltest du die Vorschläge immer prüfen und anpassen. Aber sie spart dir unglaublich viel Zeit und hilft, professioneller zu wirken.

Kurz gesagt: Mit KI werden E-Mails weniger stressig und mehr zur Routine. Und wer weiß – vielleicht bleibt dann sogar Zeit für eine entspannte Tea-Time zwischen den Nachrichten.

3.3 Protokolle & Notizen erstellen

Protokolle schreiben – der Moment, in dem selbst die motiviertesten Kolleginnen und Kollegen plötzlich ganz dringend „noch einen Anruf erledigen müssen“. Kein Wunder: Mitschreiben, sortieren, zusammenfassen – das kostet Zeit und Nerven. Genau hier kann dir KI enorm helfen.

Denn moderne Tools sind längst nicht mehr nur Diktiergeräte. Sie können gesprochenes in Echtzeit mitschreiben, strukturieren und auf Wunsch gleich in ein fertiges Protokoll verwandeln. Hier ein Überblick, was möglich ist:

Automatische Transkripte

Tools wie Otter.ai, Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet bieten Live-Transkription. Heißt: Während das Meeting läuft, schreibt die KI mit – und du kannst später alles Wort für Wort nachlesen. Kein hektisches Tippen mehr nötig.

Zusammenfassungen erstellen

KI kann lange Meeting-Texte auf ein paar knackige Stichpunkte kürzen. Statt zehn Seiten Text bekommst du die wichtigsten Entscheidungen und To-dos in einer halben Seite serviert. Super für alle, die es eilig haben (also alle).

Aufgaben & To-dos herausfiltern

Einige Tools erkennen automatisch Aufgaben oder Beschlüsse im Protokoll und legen daraus To-do-Listen an. So verlässt niemand mehr das Meeting, ohne zu wissen, was als Nächstes ansteht.

Mehrsprachige Meetings...

Produkt-Details

• Erscheint lt. Verlag: 8.9.2025
• Sprache: deutsch
• Themenwelt: Informatik ► Theorie / Studium ► Künstliche Intelligenz / Robotik
• Schlagworte: ChatGPT • KI • KI Alltag • KI Büro • KI Tools
• ISBN-10: 3-6951-3800-9 / 3695138009
• ISBN-13: 978-3-6951-3800-5 / 9783695138005