Alfresco und Liferay (eBook)

ECM- und Portal-Lösungen

Sebastian Wenzky (Autor)

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2013 | 1. Auflage
486 Seiten
Carl Hanser Fachbuchverlag
978-3-446-43736-4 (ISBN)

Infos

Alfresco und Liferay // - Für Manager und IT-Führungskräfte, Entwickler und Berater - Lernen Sie Alfresco und Liferay im Detail und in Kombination kennen - Erfahren Sie, wie Sie Ihre eigenen Geschäftsprozesse in ideale IT-Lösungen umsetzen - Mit vielen, leicht adaptierbaren Beispiellösungen - Die Codebeispiele aus dem Buch finden Sie unter: www.downloads.hanser.de Immer mehr Unternehmen stehen vor der Aufgabe, komplexe Intranet-, Kollaborations-, Social Networking- oder auch Dokumentenmanagement-Szenarien effektiv umzusetzen. Dieser praktische Leitfaden zeigt Ihnen unterschiedliche Wege auf, wie Sie zu einer für die Anforderungen Ihres Unternehmens maßgeschneiderten IT-Lösung gelangen. Sie lernen, wie Sie auf intelligente und zugleich einfache Weise Geschäftsprozesse abbilden und Arbeitsprozesse von Mitarbeitern optimieren können. Die Umsetzung erfolgt auf Basis von Alfresco (ab Version 4.1) bzw. Liferay (ab Version 6.1), den jeweils führenden Open Source-Systemen im Enterprise Content Management- bzw. Portal-Bereich. Sukzessive wird mit Alfresco und mit Liferay eine jeweils vollständige Lösung konzipiert und umgesetzt. So erhalten Sie einen umfassenden Überblick zu beiden Systemen, lernen sie in ihrer Tiefe kennen und erfahren, wie Sie die jeweiligen Stärken für Ihre Anforderungen nutzen können. In vielen Unternehmen sind Alfresco und Liferay in Kombination vorzufinden. Sie lernen einige Integrationskonzepte kennen, eine Reihe von Beispielen zeigen Ihnen Vor- und mögliche Nachteile der verschiedenen Szenarien. AUS DEM INHALT: Teil I: Alfresco Einführung & Installation // Funktionen & Konzepte // Alfresco Share im Detail // Dokumentenmanagement // Prozesse steuern & verwalten // Anpassungen: Content Model, Scripting, Workflow Teil II: Liferay Einführung & Installation // Funktionen, Konzepte, Basics // Portalprojekte aufbauen // Organisationsabbildung & Rollenverwaltung // Social Collaboration // Content optimal vernetzen // Webportale aufbauen // Erweiterungen // Administrationsmöglichkeiten Alfresco und Liferay in Kombination

Inhalt

Inhalt 8
Vorwort 18
Enterprise Open Source mit Alfresco und Liferay 20
Teil I: Alfresco 26
1 Alfresco, das führende Open Source ECM 28
1.1 Alfresco-Historie 29
1.1.1 2005: Das Jahr, in dem alles begann 29
1.1.2 2006.–.2007: Das erste wegweisende Release 31
1.1.3 2007.–.2008: Erhöhung der Flexibilität in der Entwicklung sowie der Verwendung im Unternehmen 32
1.1.4 2008: Alfresco Labs und das Ausprobieren von Neuem 33
1.1.5 2009.–.2011: Alfresco Share als Produktstrategie 34
1.1.6 2012.–.2013: Alfresco 4.X – die Etablierung als Major-Produkt 34
1.2 Warum Alfresco? 35
1.2.1 Flexible und skalierbare Architektur 35
1.2.2 Optimale Schnittstellen und offene Standards 36
1.2.3 Erweiterbarkeit 37
1.2.4 Benutzerfreundlichkeit 37
1.2.5 Automatisierung 38
1.3 Community vs. Enterprise 39
1.4 Alfresco als SharePoint-Ersatz 40
1.5 Community-Version im Unternehmensumfeld 41
1.6 Alfresco-Abonnement 41
1.7 Alfresco im kritischen Unternehmensumfeld 42
1.8 Open Source ECM für das gesamte Unternehmen 43
1.8.1 Architektur im Überblick 44
1.8.2 Entscheider/fachlich Verantwortliche 44
1.8.3 Entwickler 50
1.8.4 Administratoren 52
2 Los geht’s: Alfresco installieren 56
2.1 Windows-Installation 56
2.2 Linux-Installation 60
2.3 Erweiterte Installationen 60
2.4 Hoch- und Herunterfahren von Alfresco 61
2.5 Add-ons installieren 62
2.6 Installation von wichtigen Erweiterungen für Alfresco 63
2.6.1 Installation des SharePoint-Moduls 63
2.6.2 Installation des Script-Moduls 64
2.7 Weitere Konfigurationen und Einstellungen wie E-Mail etc. 65
2.8 Einstellen des Look & Feels
2.9 Die Informationsquelle Nummer 1: Die Dokumentationsseiten von Alfresco 66
3 Alfresco im Detail 68
3.1 Kernkonzept zur Speicherung von Inhalten in Alfresco 68
3.1.1 Nodes – das Kernelement als Informationseinheit 69
3.1.2 Stores – Container zur Speicherung von Nodes 71
3.1.3 Nodes und Stores 71
3.1.4 Content Model – das Herz eines ECM-Systems 72
3.2 Formularverwaltung für neue Models: Mit dem FormService leicht gemacht 73
3.3 Berechtigungen 73
3.3.1 Gruppen und Rollen: Wo ist da eigentlich der Unterschied? 74
3.3.2 Das Berechtigungsmodell in Alfresco 74
3.3.3 Standard-Gruppen in Alfresco 75
3.3.4 Aufbau von Hierarchien in Alfresco 75
3.3.5 Klärung der Berechtigungen für jeden Bereich 76
4 Alfresco Share 78
4.1 Anmeldung 79
4.2 Startseite von Alfresco Share – das User Dashboard 80
4.3 Sites – das Arbeiten in Projektseiten 82
4.3.1 Site Dashboard – die Startseite jedes Projekts 82
4.3.2 Navigationsbereich 84
4.3.3 Berechtigungsmodell in einer Site 84
4.3.4 Features einer Site 85
4.3.5 Verwaltung einer Site 89
4.4 Mein Profil 90
4.5 Das Repository 91
4.6 Begonnene Workflows/aktive Aufgaben 91
4.7 Administration von Alfresco Share 92
4.8 Mehrsprachigkeit einstellen 93
5 Dokumentenmanagement mit Alfresco 94
5.1 Alfresco Share als Dokumentenmanagement-Plattform 94
5.1.1 Detailansicht eines Dokuments 96
5.1.2 Dokumentenbibliothek 99
5.1.3 Überarbeiten eines Dokumentes 99
5.1.4 Klassifizieren des Dokuments mit Kategorien 101
5.1.5 Klassifizieren von Dokumenten via Tagging 101
5.1.6 Kontextbasierte Klassifizierung des Dokuments 102
5.1.7 Suche nach Dokumenten 104
5.2 Strukturieren von Arbeitsaufgaben durch Workflows mit Alfresco Share 109
5.2.1 Verwendung von Workflows für Anwender in Alfresco Share 110
5.2.2 Starten von Workflows 110
5.2.3 Verwalten von zugewiesenen Aufgaben 112
5.2.4 Bearbeiten einer zugewiesenen Aufgabe 113
5.2.5 Detailansicht eines Workflows für Anwender und Verantwortliche 113
5.3 Business Rules 114
5.3.1 Definition einer neuen Rule 115
5.3.2 Simpler Workflow mit Rules 116
5.3.3 Publizieren von genehmigten Inhalten 118
6 Steuern und Verwalten der täglichen Arbeit in Alfresco Share 120
6.1 Verwalten von Sites 120
6.1.1 Site-Details anpassen 121
6.1.2 Site anpassen 122
6.1.3 Mitglieder verwalten 123
6.1.4 Dashboard anpassen 125
6.2 Gruppen und Benutzer 126
6.2.1 Benutzer anlegen 126
6.2.2 Benutzerimport via Excel/CSV 127
6.2.3 Gruppen in Alfresco verwalten 128
6.3 Berechtigungsvergabe in Alfresco 129
6.3.1 Vergabe von Berechtigungen im Repository 130
6.3.2 Berechtigungen innerhalb von Sites 133
6.3.3 Vermischung von Site- und Repository-Konzepten 134
6.3.4 Nutzen von eigenen Site-Rollen 135
6.3.5 Gegenüberstellung der verschiedenen Möglichkeiten 137
6.4 Wiederherstellen von gelöschten Elementen 138
6.5 Der Node-Browser – ein integrales Administrationswerkzeug 139
7 Alfresco an Unternehmensanforderungen anpassen – 1. Teil 142
7.1 Content Model mit eigenen Datentypen und Aspekten erweitern 142
7.1.1 Eigene Dokumententypen und Aspekte in Alfresco anhand eines bekannten Beispiels modellieren 143
7.1.2 Vorgehensweise zur Erstellung eines neuen Models in Alfresco 144
7.1.3 Modellieren des Beispieldatentyps 144
7.1.4 Einbau des Models in Alfresco 152
7.1.5 Verwendung des Models in Alfresco 154
7.1.6 Pflege der Beschriftungen für mehrere Sprachen 159
7.2 Verwendung von Business Rules zur Optimierung der Arbeitsprozesse auf Basis des Models 164
7.2.1 Automatisierte Umwandlung des Dokumententyps 165
7.2.2 Statusänderungen via Mail verschicken 166
7.3 Nutzen eines Dynamic Model zur dynamischen Erstellung von Models zur Laufzeit 169
7.3.1 Neues Wissens-Model erstellen 169
7.3.2 Model in Alfresco registrieren 172
7.3.3 Alfresco Share für die Verwendung des Wissensartikel-Aspekts konfigurieren 173
7.3.4 Vorteile und Nachteile bei der Verwendung von Dynamic Models 175
7.4 Suche nach spezifischen Metadaten im Model durch die erweiterte Suche 176
7.4.1 Konfiguration von Alfresco Share für den Typ „Rechnung“ 176
7.4.2 Verwendung der erweiterten Suche in der Oberfläche 177
7.5 Dokumentenbibliothek für Anwender optimieren 178
7.5.1 Metadaten in der Dokumentenbibliothek anzeigen 179
7.5.2 Bearbeitungsstatus als Bild darstellen 181
7.6 Eigene Datenlisten erstellen 185
7.6.1 Projektliste in einem Content Model definieren 186
7.6.2 Mehrsprachigkeit pflegen 189
7.6.3 Eigene Datenliste in Alfresco registrieren 190
7.6.4 Share-Konfiguration anpassen 190
7.6.5 Projektliste in Alfresco verwenden 192
8 Alfresco an Unternehmens­anforderungen anpassen – 2. Teil 196
8.1 Installation der Aktion „Aktion ausführen“ 196
8.2 Scripting: Effizientes Coding mit großer Wirkung und Reichweite 197
8.2.1 Grundlagen des Scriptings mit Alfresco 197
8.2.2 Nodes mithilfe von ScriptNodes bearbeiten 199
8.2.3 Suche nach Inhalten 202
8.2.4 Actions nutzen, um komplexe Arbeitsabläufe zu starten 205
8.3 Kombinieren von Scripting und Business Rules 207
9 Alfresco an Unternehmensanforderungen anpassen – 3. Teil 210
9.1 Abbildung von Prozessen in Alfresco 211
9.1.1 Klassische Prozesse, welche im Dokumentenmanagement-Bereich als Workflows umgesetzt werden 212
9.1.2 Workflows in Alfresco 214
9.2 Vorgehen zur Erstellung eines neuen Models 223
9.2.1 Inhaltliche Beschreibung des Workflows 223
9.2.2 Workflow-Definition erstellen 225
9.2.3 Workflow-Model definieren 239
9.2.4 Übersetzungen für Mehrsprachigkeit 245
9.2.5 Repository-Initialisierung der Workflow-Dateien 246
9.2.6 Alfresco Share konfigurieren 247
9.2.7 Verwendung des Company-Release-Workflows in Alfresco Share 255
9.2.8 Was passiert jetzt eigentlich mit dem Dokument? 257
Teil II: Liferay 260
10 Liferay, das führende Open Source-Portal 262
10.1 Historie von Portalen und Liferay 263
10.1.1 2000: Das Jahr, in dem alles begann 263
10.1.2 2003.–.2004: Portalspezifikation wird freigegeben und Liferay gegründet 264
10.1.3 2006: Gründung einer europäischen Niederlassung 265
10.1.4 2007: Das Jahr des Anwenders 265
10.1.5 2008: Neue Welten für Liferay 266
10.1.6 2009: Gamechange für Liferay – neue Version für das kritische Geschäftsumfeld verfügbar 267
10.1.7 2010: Liferay 6 und Social Office werden veröffentlicht und ändern noch einmal alles 267
10.1.8 2011 bis 2013 – und darüber hinaus 268
10.2 Warum Liferay? 269
10.2.1 Liferay – mehrere nahtlos ineinander greifende Enterprise-Lösungen 269
10.2.2 Offene Architektur und Standards 270
10.2.3 Hohe Benutzerfreundlichkeit 272
10.2.4 Komplexe Erweiterungen in kurzer Zeit 273
10.2.5 Marketplace 274
10.2.6 Integrationsplattform 274
10.3 Liferay-Portal vs. ESB 275
10.4 Community vs. Enterprise 276
10.5 Liferay als SharePoint-Ersatz 277
10.6 Community-Version im Unternehmensumfeld 278
10.7 Liferay-Subskription 279
10.8 Liferay im kritischen Unternehmensumfeld 280
10.9 Open Source-Portal für das gesamte Unternehmen 282
10.9.1 Architektur im Überblick 282
10.9.2 Entscheider/fachlich Verantwortliche 283
10.9.3 Entwickler 292
10.9.4 Administratoren 295
11 Installation und Konfiguration von Liferay 300
11.1 Liferay installieren 300
11.1.1 Paket von der Liferay-Website herunterladen und installieren 300
11.1.2 Testweises Starten von Liferay 301
11.2 Installation von neuen Plug-ins im Liferay-Portal 302
11.3 Installation und Konfiguration von ­wichtigen Features 304
12 Liferay im Detail 306
12.1 Was ist ein Portal? 306
12.2 Was sind Portlets? 308
12.3 Strukturieren von Inhalten, Anwendungen und Usern in Liferay 311
12.4 Berechtigungsvergabe in Liferay 313
12.4.1 Vergabe von Berechtigungen 314
12.4.2 Reguläre Rollen vs. Site-Rollen 315
12.4.3 Rollen vs. Gruppen 315
12.5 Scope – eingeschränkter Datenbereich in Liferay 316
13 Einstieg in Liferay – eine erste Übersicht über die Portalwelt 318
13.1 Startseite von Liferay 319
13.1.1 Einstiegsseite von Liferay 319
13.1.2 Anmelden im Portal 320
13.2 Dockbar 321
13.3 Portlet 322
13.3.1 Ändern der Portlet-Konfiguration sowie des Erscheinungsbildes 324
13.3.2 Verwaltung von Inhalten 325
13.4 Profilbereich des Nutzers 325
13.4.1 Kontrollbereich zur Bearbeitung des Profils 326
13.4.2 Öffentliches Profil 328
13.5 Kontrollbereich zur Verwaltung von Liferay 329
14 Planung und Umsetzung eines Portalprojekts mit Liferay 332
14.1 Vorgehen bei der Umsetzung von Portalprojekten 333
14.1.1 Anforderungsanalyse im Portalumfeld 334
14.1.2 Auswahl des Projekttyps und der Struktur 335
14.1.3 Identifizierung der notwendigen Anwendungen 335
14.1.4 Feinjustierung des Projekts und der Anwendungen 335
14.1.5 Umsetzung und Verifikation der Anforderungen 336
14.2 Portalprojekt mit Liferay umsetzen 337
14.2.1 Erstellen des Projektraums und der Portalseiten 337
14.2.2 Platzieren und Konfigurieren der Portlets auf den Portalseiten 343
14.3 Erstellen des Contents 346
14.3.1 Bearbeitung des Web-Contents auf der Startseite 347
14.3.2 Anlegen einer Umfrage 348
14.4 Feinjustierung des Projekts 349
14.4.1 Ändern des Titels 350
14.4.2 Blog-Portlet an die Posts anpassen 350
14.5 Erstellen und Einladen von Nutzern in das Portalprojekt 351
14.5.1 Nutzer über den Kontrollbereich erstellen 351
14.5.2 Verbinden von Nutzern und Sites 353
14.5.3 Mitgliedschaften verwalten 357
14.6 Erstellen von Blog-Posts mithilfe der Nutzer 358
14.7 Fertiges Ergebnis in der Übersicht 359
14.8 Steuern und Überwachen des Portalprojekts 360
14.8.1 Verwaltung der Inhalte 361
14.8.2 Prozessgesteuerte Freigabe 362
14.8.3 Mitgliedschaften 364
14.8.4 Monitoring 364
14.8.5 Imitierung des Nutzers 365
14.8.6 Weitere wichtige Features 366
15 Organisationsabbildung und Aufbau von Zuständigkeiten 368
15.1 Auswahl der richtigen Mittel für den optimalen Einsatz im Liferay-Portal 369
15.2 Erweiterung des Portalprojekts um Zuständigkeiten, Organisationsbereiche und Rollen 372
15.2.1 Erstellen und Vergabe von Rollen 372
15.2.2 Verknüpfen von Sites und Organisationen 375
16 Neue Arbeits- und Kommunikationspotenziale mit Liferay erschließen 378
16.1 Liferay als zentrale Austauschplattform von Informationen für die tägliche Arbeit 379
16.2 Arbeitsabläufe und Zusammenarbeit mithilfe von Collaboration stärken 381
16.2.1 Features in der Übersicht 381
16.2.2 Auswahl der richtigen Funktionen für den täglichen Einsatz 382
16.2.3 Social Activitiy – Ranking von Nutzern bestimmen 386
16.2.4 Social Collaboration in Liferay verwenden 388
16.3 Social Networking mit Liferay 395
16.3.1 Features in der Übersicht 396
16.3.2 Wann ist es sinnvoll, dem Thema „Social“ im Unternehmen nachzugehen? 397
16.3.3 Social Features in Liferay verwenden 397
16.4 Erweiterte Social Collaboration und Networking Features mit Social Office 402
16.4.1 Installation und Konfiguration von Social Office 403
16.4.2 Features im Überblick 404
16.4.3 Social Office in der Verwendung 404
17 Vernetzen, Aggregieren und Auffinden der Inhalte 408
17.1 Anspruch und Wirklichkeit: Die Wichtigkeit von Vernetzung, Aggregation und Klassifikation 409
17.2 Klassifikationen durch Taxonomie und Folksonomie 411
17.2.1 Vergabe von Tags 412
17.2.2 Verwaltung und Verwendung von Kategorien 413
17.2.3 Suche nach Inhalten durch Stichworte und Kategorien 414
17.3 Erweiterung bestimmter Inhaltstypen zur effizienteren Klassifikation 415
17.4 Relationsaufbau leicht gemacht 418
17.4.1 Relationen aufbauen 418
17.4.2 Linkbacks nutzen 419
17.5 Aggregation von Inhalten mit dem Asset Publisher 421
17.6 Kommunikation zwischen Portlets 422
18 Effiziente Webportale mit Liferay aufbauen, steuern und verwalten 424
18.1 Aufbau von Webportalen mit Liferay 425
18.2 Erstellen und Publizieren von Web-Content in Liferay 426
18.2.1 Erstellen, Platzieren und Auffinden von Inhalten 427
18.2.2 Konfiguration von komplexen Web-Content-Strukturen sowie Vorlagen 428
18.3 Web-Inhalte mit Alloy UI benutzerfreundlich optimieren (am Beispiel einer Bilder-Slideshow) 433
18.3.1 Web-Content-Struktur sowie Vorlage erstellen und miteinander verknüpfen 434
18.3.2 Alloy UI-Funktionalität in Vorlage portieren 435
18.4 Prozessgestützte Freigabe von neuen Inhalten mit Workflows 437
18.4.1 Autorität für Review übertragen 438
18.4.2 Freigabe-Workflow dem Inhaltstypen zuweisen 438
18.4.3 Web Content freigeben 439
18.5 Fehlerfreie Verwaltung von Inhalten mit stufenbasierter Publizierung 440
18.5.1 Staging für eine Site konfigurieren 442
18.5.2 Staging in der Praxis 443
18.5.3 Zwei-Phasen-Publizierung 444
18.6 Verwenden von weiteren Liferay-Features zur Potenzialsteigerung des eigenen Webportals 444
18.6.1 Theme und Layout 445
18.6.2 Mobility Access 445
18.6.3 Strukturierung von komplexen Seiten 445
18.6.4 Collaboration und Social Networking 445
19 Liferay mit einfachen Möglichkeiten erweitern 446
19.1 Dokumententypen und Metadaten-Sets anlegen und zuweisen 447
19.1.1 Dokumententyp mit neuen Dokument assoziieren 447
19.1.2 Eigenen Dokumententyp erstellen 449
19.2 Workflows mit Kaleo-Designer erstellen 450
19.3 Neue „Datenbanken“ mithilfe von Datenlisten erstellen 452
19.4 Weitere Möglichkeiten, um Liferay mit einfachen Mitteln zu erweitern 452
19.4.1 Web Form 452
19.4.2 Eigene Attribute 453
19.4.3 Web Content Management 453
20 Administration des Portals 454
20.1 Administrationsmöglichkeiten in der Übersicht 455
20.2 Konfiguration des Portals 456
20.3 Unterstützung der Anwender bei den täglichen Aufgaben im Portal 456
20.3.1 Nutzen des Monitoring-Features 457
20.3.2 Anmeldung als temporärer Anwender 458
20.4 Einstellungen über portal-ext.properties verändern 458
20.4.1 Anschauen der Portal-Eigenschaften 459
20.4.2 Ändern einer Eigenschaft 459
A Potenziale von Alfresco und Liferay zusammen nutzen 462
A.1 Alfresco und Liferay im Vergleich 463
A.2 Integration – Mehrwert vs. Aufwand 465
A.3 Erfolgreiche Anwendungsbeispiele 466
A.4 Technische Umsetzungsbeispiele 470
B Ausblick: 
482 
Index 486

Produkt-Details

• Erscheint lt. Verlag: 5.9.2013
• Verlagsort: München
• Sprache: deutsch
• Themenwelt: Mathematik / Informatik ► Informatik
• Schlagworte: Cloud • Dokumenten-Management • ECM • enterprise content Management • Enterprise Open Source • Mobility • Open Source Portale • Social Collaboration • Social Media
• ISBN-10: 3-446-43736-3 / 3446437363
• ISBN-13: 978-3-446-43736-4 / 9783446437364