Der IT Business Case (eBook)

Kosten erfassen und analysieren - Nutzen erkennen und quantifizieren - Wirtschaftlichkeit nachweisen und realisieren

Ralf Brugger (Autor)

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2005 | 2005
X, 413 Seiten
Springer Berlin (Verlag)
978-3-540-27454-4 (ISBN)

Infos

Obwohl sich das Potential der Informationstechnologie in den letzten Ja- zehnten vervielfacht hat und dadurch die Informatik zweifelsfrei an Bed- tung gewonnen hat, hat sich eines nicht verändert - die Tatsache, dass die Informatik primär als Kostenverursacher wahrgenommen wird. Wenn es um die Kosten geht, hat die Informatik ein angeschlagenes Image. Viele Unternehmenslenker assoziieren Informationstechnologie mit einem - durchsichtigen 'Technologie-Schwamm', der problemlos in der Lage ist, jedes auch noch so hohe Budget zu absorbieren - wobei der Rückfluss in den meisten Fällen ungewiss ist. Die Informatik begegnet diesem Bild, indem sie der Unternehmensf- rung eine zu eindimensionale Sichtweise vorwirft und auf die qualitativen Aspekte ihrer Arbeit verweist. So ist beispielsweise die Rede von 'in- grierter Information', 'schnellerer Verfügbarkeit', 'höherer Automatis- rung', 'effizienteren Prozessen', 'größerer Flexibilität', 'stärkerer In- gration', 'einheitlicher Architektur', 'erhöhter Transparenz' und 'weniger Medienbrüchen'. Diese Argumentationsstrategie trägt jedoch nicht wirklich dazu bei, die an die Informatik gerichteten Vorwürfe der intransparenten Wertgener- rung zu entkräften. Die qualitativen Merkmale werden von der Geschäf- leitung kaum wahrgenommen. Die schwache Akzeptanz von qualitativen Auswirkungen beruht zum einen auf der mangelnden Transparenz dieser Eigenschaften. Ein ursächlicher Zusammenhang zwischen den investierten Ressourcen (sowohl in finanzieller, als auch in personeller Hinsicht) und den erzielten Qualitätsmerkmalen ist nur schwer ersichtlich. Noch sch- rer nachvollziehbar ist gar der Einfluss von Informatik-Ausgaben auf das Unternehmensresultat. Doch was schlussendlich zählt, ist nun einmal das Geschäftsergebnis - und dieses wird zunächst durch die IT-Kosten - schmälert.

Ralph Brugger ist diplomierter Wirtschaftsinformatiker und arbeitet seit mehreren Jahren in unterschiedlichen Informatik- und IT-Controlling-Funktionen; sowohl bei internationalen Software-Herstellern als auch in größeren Industriekonzernen. Zur Zeit ist er als 'Global Project and Portfolio Officer' in einem weltweit agierenden Konzern tätig und trägt in dieser Funktion die Verantwortung für die Überwachung und Steuerung des IT-Investitionsbudgets. Diese Aufgabe bedingt sowohl die Beurteilung von IT-Business Cases als auch die Unterstützung bei der Erstellung von komplexen Business Cases.

Inhalt

Inhaltsverzeichnis 6
Vorwort 10
1 Einleitung 12
1.1 Der Hintergrund & ndash
1.2 Das Anliegen – Welches Ziel verfolgt das Buch? 13
1.3 Der Inhalt – Was wird in diesem Buch vermittelt? 14
1.4 Die Zielgruppe – Wer sollte dieses Buch lesen? 17
1.5 IT-Projekt oder Business-Projekt – Das ist hier die Frage 19
2 Business Case – Grundlagen 22
2.1 Was ist das überhaupt – ein Business Case? 22
2.2 Wozu wird ein Business Case erstellt? 24
2.3 Welche Vorzüge ergeben sich aus einem Business Case? 27
2.4 Welche inhaltlichen Ausprägungen sind möglich? 30
2.4.1 Situation 1 – SAP-Konsolidierung 30
2.4.2 Situation 2 – Unternehmensverbindung 31
2.4.3 Situation 3 – Datenschutz 33
2.4.4 Situation 4 – Sicherheit 34
2.4.5 Situation 5 – Asset Management 36
2.4.6 Situation 6 – Investition in CAD 37
2.4.7 Wertgenerierung versus Wertsicherung 38
2.4.8 Betrachtungsschwerpunkt und Notwendigkeitsbeurteilung 39
2.5 Business Case vs. Business Plan – Was ist der Unterschied? 40
3 Business Case – Vorgehen 44
3.1 Wer erstellt den Business Case? 44
3.2 Wer ist an der Erstellung eines Business Case beteiligt? 48
3.3 Wie erstellt man einen Business Case? 51
3.3.1 Phase 1 – Initialisierung 54
3.3.2 Phase 2 – Entwicklung 56
3.3.3 Phase 3 – Validierung / Qualitätssicherung 58
3.4 Wie dokumentiert man einen Business Case? 60
3.4.1 Management Summary 61
3.4.2 Projektübersicht 62
3.4.3 Wirtschaftlichkeitsnachweis 65
3.4.4 Projektdetails 67
3.5 Wie gestaltet sich der optimale Investitionsablauf? 68
3.5.1 Phase 1 – Selektion 68
3.5.2 Phase 2 – Ausführung 70
3.5.3 Phase 3 – Kontrolle 72
4 Primäre Wirtschaftlichkeitsfaktoren 74
4.1 Projektkosten / Investitionskosten 74
4.1.1 Externe und interne Kosten 76
4.2 Einmalige Kosten (Investitionskosten) 80
4.3 Laufende Kosten (Betriebskosten) 83
4.3.1 Identifizierung der Kostentreiber 87
4.3.2 Berücksichtigung von Re-Investitionen bei den Betriebskosten 92
4.3.3 Kosten für den Parallelbetrieb während der Migrationsphase 93
4.4 Projektnutzen / Investitionsnutzen 94
4.4.1 Unterscheidung hinsichtlich der Quantifizierbarkeit 98
4.4.2 Unterscheidung hinsichtlich der Zahlungswirksamkeit 100
4.4.3 Unterscheidung hinsichtlich des Ursprungs 102
4.4.4 Unterscheidung hinsichtlich der zeitlichen „Haltbarkeit" 104
4.5 Einmaliger Nutzen 105
4.6 Laufender Nutzen 107
5 Sekundäre Wirtschaftlichkeitsfaktoren 110
5.1 Die Kapitalkosten 110
5.1.1 Fremdkapitalkosten (cost of debt) 111
5.1.2 Eigenkapitalkosten (cost of equity) 112
5.1.3 Gewichtete Kapitalkosten (WACC) 113
5.2 Die Ertragssteuern 116
5.3 Die Abschreibungen 117
5.4 Das Netto-Umlaufvermögen 121
5.5 Die Fremdkapitalzinsen 123
6 Unternehmensrechnungen aus Investitionssicht 126
6.1 Cashflow vs. Aufwendungen und Erträge 126
6.2 Die Erfolgsrechnung (Gewinn- und Verlustrechnung) 129
6.3 Einfluss der Investition auf den Gewinn 131
6.4 Die Cashflow-Rechnung (Geldflussrechnung) 136
6.4.1 Investitions-Cashflow versus Unternehmens-Cashflow 139
6.5 Einfluss der Investition auf den Cashflow 140
6.5.1 Cashflow vor Steuern 141
6.5.2 Cashflow nach Steuern 142
6.5.3 Cashflow nach Steuern und Abschreibungen 144
6.6 Veränderungen des Umlaufvermögens 146
7 Wirtschaftlichkeitsanalyse – Grundlagen 150
7.1 Überblick – Die Analyseverfahren 150
7.1.1 Statische Verfahren 152
7.1.2 Dynamische Verfahren 152
7.1.3 Value-orientierte Verfahren 153
7.2 Überblick – Die Rahmenbedingungen 154
7.2.1 Steuersatz 155
7.2.2 Kalkulationszinssatz 155
7.2.3 Betrachtungszeitraum und Terminierung 158
7.2.4 Zahlungszeitpunkt 159
7.2.5 Abschreibungsdauer und -methode 159
7.2.6 Inflationsrate 160
7.3 Diskontierung – absolute Vorteilhaftigkeit 161
7.3.1 Abzinsung 165
7.3.2 Aufzinsung 167
7.4 Diskontierung – relative Vorteilhaftigkeit 168
7.5 Die Basisvariante (Base Case) als Vergleichsmaßstab 173
7.6 Differenzrechnung versus Gesamtrechnung 177
7.7 Betrachtungszeitraum und Terminierung 184
7.7.1 Ewige Rente und Rente mit Kapitalverzehr 186
8 Wirtschaftlichkeitsanalyse – Rechenverfahren 190
8.1 Statische Berechnung: ROI (Return on Investment) 190
8.1.1 Periodenbezogene Rentabilität – Einfacher ROI 192
8.1.2 Periodenübergreifende Rentabilität – Kumulierter ROI 194
8.2 Statische Berechnung: Payback 197
8.2.1 Durchschnittsrechnung 198
8.2.2 Kumulationsrechnung 200
8.2.3 Rückflusszahl 205
8.3 Dynamische Berechnung: NPV (Net Present Value) 206
8.4 Dynamische Berechnung: IRR (Internal Rate of Return) 210
8.5 Dynamische Berechnung: Baldwin-Methode 217
8.6 Dynamische Berechnung: Payback 221
8.7 Value-Berechnung: VaS (Value at Stake) 224
8.7.1 Gewinn versus Wertschöpfung (Residualgewinn) 225
8.7.2 Berechnung – Vom Gewinn zum Residualgewinn 226
8.7.3 Berechnung – Vom Residualgewinn zum VaS 229
8.7.4 Vergleichende Berechnung von VaS und NPV 230
9 Wirtschaftlichkeitsanalyse – Analysemodell 238
9.1 Dynamische Modellsimulation 238
9.2 Kostenmodell 240
9.3 Nutzenmodell 243
9.4 Wirtschaftlichkeitsmodell 244
9.4.1 Tabellenblatt „Einstieg (Business-Case-Eckpunkte)" 246
9.4.2 Tabellenblatt „Investitionsrechnung" 248
9.4.3 Tabellenblatt „Erfolgsrechnung" 253
9.4.4 Investitionsrechnung vs. Erfolgsrechnung – die Unterschiede 255
9.4.5 Tabellenblatt „Grafiken" – Visualisierung der Ergebnisse 256
10 Datenerhebung und -aufbereitung 262
10.1 Datenbasis 262
10.1.1 Praxisbeispiel – Ablösung einer Anwendungsumgebung 265
10.1.2 Cashflow vs. Leistungsverrechnung 267
10.1.3 Primärkosten vs. Sekundärkosten 269
10.2 Ermittlung der Kosten 274
10.2.1 Bestimmung des internen Aufwands 275
10.2.2 Unterschied zwischen „Full Time Equivalent" und Headcount 276
10.2.3 Spezifikation des internen Aufwands (Aufwandsspezifikation) 278
10.2.4 Kalkulation der internen Kosten (Kostenkalkulation) 283
10.3 Quantifizierung des Nutzens 287
10.3.1 Direkt quantifizierbarer Nutzen 287
10.3.2 Bewertung von Produktivitätssteigerungen 289
10.3.3 Bewertung von Veränderungen der Lagerbestände 297
10.4 Vorgehen bei unvollständiger Information 311
10.4.1 Praxisbeispiel & ndash
10.5 Behandlung von Fremdwährungen 321
10.5.1 Praxisbeispiel – Rechenzentrum im Ausland 323
10.5.2 Wirtschaftlichkeitsberechnung gemäß Lokalwährungs-Ansatz 324
10.5.3 Wirtschaftlichkeitsberechnung gemäß Fremdwährungs-Ansatz 326
11 Datenanalyse und Variantenentwurf 330
11.1 Analyse und Validierung der Annahmen 330
11.2 Analyse der Kosten 333
11.3 Analyse des Risikos 339
11.3.1 Sensitivitätsanalyse 345
11.3.2 Praxisbeispiel – Konsolidierung von ERP-Systemen 353
11.3.3 Methodisches Variantendesign 356
11.4 Optionen bei negativem oder unsicherem Ergebnis 359
12 Umsetzung und Erfolgskontrolle 362
12.1 Von der Planung zur Budgetierung – OPEX und CAPEX 362
12.2 Die zwei Bausteine der Projektdurchführung 367
12.3 Die Nutzenrealisierung 370
12.3.1 Schritt 1 – Definition der „Key Performance Indicators" 372
12.3.2 Schritt 2 – Ausarbeitung der Maßnahmen 374
12.3.3 Nutzen versus Budgeteinsparung 375
12.4 Monitoring und Nachkontrolle 376
12.4.1 Abweichungsanalyse 379
12.4.2 Operativer Projekterfolg vs. ökonomischer Projekterfolg 380
12.4.3 Kontrolle des operativen Projekterfolgs 383
12.4.4 Kontrolle des ökonomischen Projekterfolgs 386
Anhang 392
Glossar 392
Über den Autor 399
Index 400

Textauszug

6 Unternehmensrechnungen aus Investitionssicht (S. 115-116)

6.1 Cashflow vs. Aufwendungen und Erträge

Durch die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens werden betriebswirtschaftliche Transaktionen ausgelöst, die zu Auszahlungen und Einzahlungen, Ausgaben und Einnahmen sowie Aufwendungen und Erträgen führen. Diese Begriffspaare werden in der Praxis oftmals synonym verwendet, obwohl sie zu vollkommen verschiedenen Wirkungen in den Unternehmensrechnungen führen. Da sich diese Unterschiede auch in den Wirtschaftlichkeitsberechnungen von IT-Investitionen niederschlagen, sind sie auch für die Erstellung von Business Cases relevant. Die nachfolgenden Ausführungen vermitteln somit eine wichtige Basis für die korrekte Anwendung von Wirtschaftlichkeitsanalysen.

Auszahlungen und Einzahlungen beschreiben Veränderungen des Bestandes an liquiden Mitteln, also der Zahlungsmittel (Geld). Die Zahlungsmittel einer Unternehmung bestehen aus der Summe aller Kassabestände und der jederzeit verfügbaren Bank- und Postguthaben.

Auszahlungen (Cash outflows) sind Abflüsse von Zahlungsmitteln während einer Betrachtungsperiode. Zum Beispiel Lohnzahlungen an Mitarbeiter, Zahlungen an Dienstleister für in Anspruch genommene Dienstleistungen, Zahlungen für den Einkauf von Software oder Hardware, Zahlungen für Geschäftsreisen von Mitarbeitern.

Einzahlungen (Cash inflows) sind Zuflüsse an Zahlungsmitteln während einer Betrachtungsperiode. Zahlungseingänge von Kunden, Barverkäufe von Waren, Aufnahme eines Barkredits.

Die liquiditätswirksamen Auszahlungen und Einzahlungen sind das Resultat der Ausgaben, die ein Unternehmen getätigt hat und der Einnahmen, die durch die Geschäftstätigkeit zustande gekommen sind. Bekommt ein Unternehmen beispielsweise eine bestimmte Anzahl von bestellten Computern per Rechnung geliefert, so entsteht zum Lieferzeitpunkt bzw. Rechnungseingang eine Ausgabe. Zu einer Auszahlung kommt es jedoch erst dann, wenn die Rechnung des Computerlieferanten beglichen wird.

Produkt-Details

• Erscheint lt. Verlag: 5.12.2005
• Reihe/Serie: Xpert.press
• Reihe/Serie: Xpert.press
• Zusatzinfo: X, 413 S. 280 Abb.
• Verlagsort: Berlin
• Sprache: deutsch
• Themenwelt: Mathematik / Informatik ► Informatik ► Datenbanken
• Themenwelt: Mathematik / Informatik ► Informatik ► Web / Internet
• Themenwelt: Wirtschaft ► Betriebswirtschaft / Management ► Logistik / Produktion
• Themenwelt: Wirtschaft ► Betriebswirtschaft / Management ► Unternehmensführung / Management
• Schlagworte: business • Business Case • Business Plan • Control • Controlling • Erfolg • Informationstechnik (IT) • Investitionsrechnung • IT-Management • IT-Wirtschaftlichkeit • Kalkulation • Management • Manager • Technologie
• ISBN-10: 3-540-27454-5 / 3540274545
• ISBN-13: 978-3-540-27454-4 / 9783540274544