Geschäftsprozessmanagement mit Visio, ViFlow und MS Project. Prozessoptimierung als Projekt (eBook)

Josef Schwab (Autor)

eBook Download: PDF

2005 | 2. Auflage
313 Seiten
Carl Hanser Fachbuchverlag
978-3-446-40848-7 (ISBN)

Infos

Hier erfahren Sie kompakt und anschaulich, wie sich Ihre Geschäftsprozesse mit Standardtools darstellen und optimieren lassen Die Analyse und Optimierung der eigenen Geschäftsprozesse sollte das wichtigste Projekt für ein Unternehmen sein. Ihre Dokumentation spielt bei der Zertifizierung nach DIN-ISO 9001:2000 eine entscheidende Rolle.



Der Autor gibt zunächst einen allgemeinverständlichen Einblick in die theoretischen und geschichtlichen Wurzeln der Arbeitsprozesse, um Verständnis für die Materie und die Probleme zu entwickeln. Im Anschluss werden Anwendungen PC-gestützter Tools für die Prozessdokumentaton und -analyse demonstriert: Mit Microsoft Visio wird eine rein grafische Lösung aufgezeigt, mit ViFlow wird diese fokussiert und mit einer Datenbank hinterlegt.



Dies erlaubt über eine Schnittstelle den Export nach Microsoft Project. Dort können die Durchlaufzeiten und die davon abhängigen Kosten errechnet werden. Mit der Methode des kritischen Weges lassen sich Engpässe und Leerlaufzeiten erkennen. Als Beispiel dient ein Projektplan zur Prozessanalyse und -optimierung, der das praktische Vorgehen darstellt.

Aus technischen Gründen wird das eBook ohne CD verkauft.

Die Highlights:



- Einführung in die Prozessanalyse

- Projektplan als Beispiel für eine Geschäftsprozessanalyse

- Praktische Einführung in die Anwendung von Visio und ViFlow zur Darstellung (und Erfassung) von Geschäftsprozessen

- Export der Daten der Prozessaufnahme nach MS Project, Analyse von Engpässen, Errechnung der Durchlaufzeiten und Prozesskosten.

- Projektbeispiel aus der Praxis: Erstellung eines Projekt-Vorgehensmodells nach dem PMBOK



Der Autor



Josef Schwab, Diplom-Volkswirt, ist selbstständiger Trainer und Berater mit langjähriger Projekterfahrung. 

Inhalt

Inhalt 6
Vorwort zur Neuauflage 2005 10
Einleitung Mein Zugang zum Thema 16
Ein anderer Zugang: Die DIN ISO-Norm: 9001:2000 23
1 Prozesse 34
1.1 Was ist ein Prozess? 35
1.2 Etwas Geschichte 38
1.2.1 Adam Smith: die Arbeitsteilung 39
1.2.2 Frederick Winslow Taylor: die Arbeitswissenschaft 40
1.2.3 Henry Ford: das Band ist der Prozess 43
1.2.4 Hammer/Champy: Das verlorene Band der Geschäftsprozesse 47
1.2.5 Eliyahu M. Goldratt: Neue Suche des Bandes der Produktionsprozesse 51
1.3 Prozesse versus Funktionen 56
1.3.1 Prozessorganisation 58
1.4 Etwas Theorie 61
1.4.1 Erich Gutenberg: die Werkstattfertigung sucht ihren Fluss 61
1.4.2 Netzplantechnik: Durchlaufzeit und Engpässe 64
2 Das Projekt Geschäftsprozessoptimierung 70
2.1 Ein typischer Projektablauf 73
2.2 Projektziel bestimmen 75
2.2.1 Das Band entdecken 75
2.2.2 Praktische Tipps dazu 76
2.2.3 Messbare Ziele 78
2.3 Vorüberlegungen, Projekt kommunizieren 81
2.3.1 Projektleiter ernennen 83
2.3.2 Projektteam, Kick-Off-Meeting 83
2.3.3 Umfeldanalyse und Projektmarketing 83
2.3.4 Qualifikation des Teams und externe Beratungsleistungen 84
2.4 Planungsphase 85
2.4.1 Die Projektphasen 85
2.5 Ist-Analyse 86
2.5.1 Methoden der Ist-Aufnahme 86
2.5.2 Workshop 86
2.5.3 Einzelinterviews 89
2.6 Soll-Konzept 90
2.6.1 Schnelle, einfache Veränderungen 92
2.6.2 Prozessverantwortliche 92
2.6.3 Reorganisation der Arbeit 93
2.7 Realisierung 94
2.7.1 Testlauf 94
2.7.2 Einführung 95
2.8 Prozess permanent überprüfen 96
2.9 Den Plan optimieren 97
3 Prozessdarstellung mit MS Visio 100
3.1 Arbeiten mit Visio 101
3.2 Sinnbilder und ihre Anwendung 105
3.3 Standardflussdiagramm 109
3.3.1 Prozesssymbole anlegen 110
3.3.2 Symbole beschriften 113
3.3.3 Formatvorlage definieren 114
3.3.4 Entscheidungssymbole 117
3.3.5 Automatische Verbinder 118
3.3.6 Seite einrichten 122
3.3.7 Gruppen verschieben 123
3.3.8 Prozess vervollständigen 124
3.3.9 Titel einfügen 124
3.3.10 Prozesse nummerieren 125
3.4 Arbeiten mit großen Prozessen 126
3.4.1 Zeichenblatt vergrößern 127
3.4.2 Weitere Zeichenblätter 128
3.4.3 Sprungreferenzen auf weitere Prozesse 131
3.5 Funktionsübergreifendes Flussdiagramm 137
3.5.1 Fortgeschrittenere Arbeitstechniken 141
3.5.2 Ein weiteres Zeichenblatt 141
3.5.3 Sprungreferenz einrichten 145
3.5.4 Unterprozesse 147
3.6 Weitere Informationen und Berichte 151
3.6.1 Weitere Informationen aufnehmen 151
3.6.2 Berichte erstellen 154
3.7 Export ins HTML-Format 160
4 Prozessdarstellung mit ViFlow 164
4.1 ViFlow starten 166
4.2 Neuer Prozess 167
4.3 Prozess öffnen 169
4.4 Der ViFlow-Arbeitsbereich 170
4.5 Prozesse erfassen 172
4.5.1 Die Voreinstellungen 172
4.5.2 Bereiche 175
4.5.3 Prozesse 178
4.5.4 Verzweigungen 180
4.5.5 Daten 181
4.5.6 Prozesse nummerieren 187
4.5.7 Nützliche Hilfen 189
4.6 Unterprozesse 191
4.6.1 Unterprozesse anlegen 192
4.6.2 Unterprozesse mehrmals verwenden 195
4.7 Prozesse löschen 199
4.7.1 Symbol löschen 199
4.7.2 Prozess aus der Datenbank löschen 201
4.7.3 Verbinder (Daten) löschen 202
4.7.4 Bereiche löschen 202
4.7.5 Bearbeiten der Vorgaben für die Arten 203
4.8 Die Prozessübersicht 204
4.8.1 Horizontale Prozessverbindungen 206
4.9 Erstellen eigener Symbole 207
4.10 Prozessdarstellung im Intra-/Internet 212
4.10.1 Navigieren 215
4.10.2 Volltextsuche und Sprache 218
4.10.3 HTML-Prozessausgabe finden und starten 219
4.11 Die Informationsbasis vertiefen 220
4.11.1 Bereiche 220
4.11.2 Prozesse 221
4.11.3 Verbesserungspotenziale aufnehmen 223
4.12 Datenbank reorganisieren 226
4.13 Der ViFlow-Reporter 226
4.13.1 Berichte pro Prozess 228
4.13.2 Verbesserungspotenziale auswerten 231
4.13.3 Berichte Alle Prozesse 234
5 Prozessoptimierung mit MS Project 236
5.1 Die Durchlaufzeit 238
5.2 Vorbereitungen in ViFlow 240
5.2.1 Weitere Symbole anlegen 240
5.2.2 Schablone für Projekte 242
5.3 Export nach Project 244
5.3.1 Bearbeitung in Project 246
5.4 Kritischer Weg als Engpass 247
5.4.1 Input-Wächter 248
5.5 Veränderungen der Arbeitsteilung 253
5.5.1 Neue Prozesse messen 258
5.6 Kostenberechnungen in Project 259
Anhang: Ein Projektmanagement-Vorgehensmodell erstellen 264
A.1 Einleitung 264
A.1.1 Projektmanagement als Geschäftsprozess 264
A.1.2 Vorgehensmodelle und Projektmanagement 265
A.1.3 Nutzen eines PM-Vorgehensmodells 266
A.1.4 Die Basis: der PMBOK 268
Guide 268
A.2 Entwicklung eines PM-Vorgehensmodells 271
A.2.1 Von generisch zu spezifisch 271
A.2.2 Ausarbeitung der Bestandteile 273
A.3 Die Umsetzung in ViFlow 275
A.3.1 Gründe für ViFlow 275
A.3.2 Schritt 1 – Stammdaten in ViFlow anlegen 277
A.3.3 Schritt 2 – Grundstruktur der Prozesse erstellen 282
A.3.4 Schritt 3 – Prozesse detaillieren 287
A.4 Das PM-Vorgehensmodell als Webanwendung 291
A.4.1 Export 291
A.4.2 Navigation 295
A.4.3 Die Suchfunktion 304
A.4.4 Wissensgebiete 305
A.5 Fazit 307
Stichwortverzeichnis 308
Mehr eBooks bei www.ciando.com 0

Textauszug

3 Prozessdarstellung mit MS Visio (S. 68-69)

Visio® ist ein Progamm des nicht ganz unbekannten Herstellers Microsoft, jedenfalls hat Microsoft dieses Programm gekauft und weiterentwickelt.

Es stellt vorgefertigte Zeichnungselemente, Shapes, zur Verfügung. Diese Shapes können durch einfaches „Drag and Drop", also Ziehen und Fallenlassen, auf ein elektronisches Zeichenblatt gezogen und verbunden werden. Man kann sowohl die Elemente als auch die Verbindungen zwischen diesen Formen beschriften und dadurch mit bestimmten Informationen versehen etc. Damit können sehr einfach Geschäftsgrafiken erstellt werden. Damit ist Visio ein Tool für die standardisierte Kommunikation im Unternehmen. Die Zeichnungselemente kommen aus ganz verschiedenen Bereichen und können eben für viele vom Benutzer gewünschte Zwecke verwendet werden, z.B. für Baupläne, Landkarten, Netzwerkdarstellungen, Organigramme etc. Im Umfang der zur Verfügung gestellten Diagrammtypen unterscheiden sich die Editionen Visio Standard und Visio Professional. Für unsere Zwecke genügt Visio Standard. Da man online weltweit nach weiteren Zeichenelementen suchen kann, gibt es (fast) kein Gebiet aus der Arbeits- und Lebenswelt, für das man keine Symbole für Visio findet.

Da Visio auch Vorlagen für Flussdiagramme und Geschäftsprozesse bereitstellt, eignet es sich für die standardisierte Darstellung von Prozessen. Vielleicht ist dies die bevorzugte Verwendung dieses Programms.

3.1 Arbeiten mit Visio

Wenn Sie Visio 2003 starten, starten Sie nicht unmittelbar mit einem Zeichenblatt, sondern können einen Zeichnungstyp auswählen. Hierzu gibt es unter den diversen Kategorien mehrere Vorlagen. Der Bildschirm besteht (im Standard) aus der Menüleiste, zwei Symbolleisten (der Standard- und der Format-Symbolleiste), und darunter ist der Bildschirm geteilt: Links die Auswahl der Zeichnungstypen, die in Kategorien aufgeteilt sind, in der Mitte werden Ihnen die unter dieser Kategorie vorhandenen Vorlagen als Beispiele gezeigt (Achtung: Die Bildlaufleiste rechts im Vorlagenfenster zeigt an, dass es mehr als die im Ausschnitt sichtbaren Vorlagen gibt), rechts haben Sie den Aufgabenbereich (wie in den anderen Programmen der Microsoft XP-Generation). Unter Öffnen erhalten Sie die Liste der zuletzt bearbeiteten Zeichnungen, über Weitere… kann der Benutzer weitere Zeichnungen auswählen (auf die er eine Zugriffsberechtigung hat), und über Eine neue Zeichnung erstellen… wechseln Sie in den Aufgabenbereich Neue Zeichnung.

Wenn Sie sich für keinen Zeichnungstyp entscheiden können und Leere Zeichnung auswählen, bekommen Sie zwar ein leeres Zeichenblatt, aber ohne eine aufgabenspezifische Sammlung von Symbolen, hier eben Shapes genannt, die in Schablonen thematisch zusammengefasst werden.

Über Datei/Neu können Sie eine Datei öffnen und erhalten dabei sowohl wieder die Auswahl Zeichnungstyp auswählen… als auch die Liste der Schablonen, die jeweils (ein oder) mehrere Shapes aus einem Gebiet beinhalten. Der direkte Weg (ohne eine neue Datei zu öffnen) geht über Datei/Shapes, wobei zu jeder Kategorie dann auch in den Untermenüs die diversen Schablonen auszuwählen sind.

Produkt-Details

• Erscheint lt. Verlag: 1.1.2005
• Sprache: deutsch
• Themenwelt: Mathematik / Informatik ► Informatik
• Themenwelt: Wirtschaft ► Betriebswirtschaft / Management ► Planung / Organisation
• ISBN-10: 3-446-40848-7 / 3446408487
• ISBN-13: 978-3-446-40848-7 / 9783446408487