E-Rechnungen (eBook)

Rechtssicher übermitteln, berichtigen, kontieren und archivieren

Rüdiger Weimann (Autor)

eBook Download: EPUB

2020 | 2. Auflage
196 Seiten
Haufe Verlag
978-3-648-13687-4 (ISBN)

Infos

Immer mehr Unternehmen nutzen elektronische Rechnungen, um Kosten und Bearbeitungszeit einzusparen. Doch Fehler bei der elektronischen Rechnungsstellung können sogar den Verlust des Vorsteuerabzugs bedeuten. Dieses Buch erklärt, wie Sie E-Rechnungen korrekt erstellen und deren Echtheit, Unveränderbarkeit und Lesbarkeit gewährleisten. Sie erfahren alles zur fehlerfreien Übermittlung und zum Empfang sowie zur Kontierung und zur Archivierung von E-Rechnungen. Mit Tipps vom Experten kann Ihr Unternehmen seine Pflichten nach dem Umsatzsteuergesetz effektiv erfüllen. Inhalte: - Die Unterschiede zwischen Papierrechnung und elektronischer Rechnung - Notwendige Inhalte und Besonderheiten einer E-Rechnung - Korrektes Übersenden, Archivieren und Kontieren von E-Rechnungen - Der richtige Umgang mit Eingangsrechnungen - Neu in der 2. Auflage: Mit den Änderungen durch GoBD und Bonpflicht - Die 7 Grundregeln für den Umgang mit E-Rechnungen 

Rüdiger Weimann ist Lehrbeauftragter, Dozent und freier Gutachter in Umsatzsteuerfragen sowie Kooperationspartner der FACHWERK Steuerberatungsgesellschaft. Von ihm sind bereits zahlreiche Veröffentlichungen zum deutschen und europäischen Umsatzsteuerrecht erschienen. Er bietet regelmäßig kostenfreie Autorensprechstunden an.

Autor

Rüdiger Weimann Rüdiger Weimann ist Lehrbeauftragter, Dozent und freier Gutachter in Umsatzsteuerfragen sowie Kooperationspartner der FACHWERK Steuerberatungsgesellschaft. Von ihm sind bereits zahlreiche Veröffentlichungen zum deutschen und europäischen Umsatzsteuerrecht erschienen. Er bietet regelmäßig kostenfreie Autorensprechstunden an.

Textauszug

3 Anforderungen an eine E-Rechnung – das gilt heute

Die von Unternehmen und Beratern dringend erwartete Stellungnahme der Finanzverwaltung zu der ja eigentlich bereits zum 1.7.2011 erfolgten Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung – also insbesondere zur Abrechnung per Telefax und E-Mail – liegt seit Anfang Juli 2012 vor (BMF, Schreiben vom 2.7.2012, s. Anhang »Dokument 2«).

Das – eigentlich verspätete – »Einführungsschreiben« zeugte nicht etwa von langsamer Arbeit der Entscheidungsträger im Bundesfinanzministerium, sondern war Folge ihrer durchaus löblichen Bemühungen, vor der Grundsatzäußerung wichtige Detailregelungen bereits im Vorhinein mit den Interessenverbänden der Wirtschaft abzustimmen und dann praxisgerecht zu regeln. Seit Ende 2011 waren daher zahlreiche Entwürfe des nunmehrigen BMF-Schreibens im Umlauf, die es den Unternehmen ermöglichten, sich auf die neuen Anforderungen der Finanzverwaltung rechtzeitig einzustellen und über ihre Verbände eigene Anregungen in die Entscheidungsfindung einzubringen.

Das Schreiben hat nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums über die Jahre nichts von seiner Aktualität eingebüßt und ist auch weiterhin unverändert gültig.28

Das sollten Sie beachten

Das BMF-Schreiben vom 2.7.2012 beinhaltet damit eigentlich keine echten Überraschungen und unerwarteten Neuerungen. Bereits im Vorfeld zur E-Rechnung angeeignetes Wissen ist damit auch weiterhin »brauchbar« und bedarf allenfalls einer Auffrischung und Vertiefung, aber keines gravierenden Umdenkens. Auch mit den zahlreichen »älteren« – d. h. bereits vor dem 2.7.2012 verfassten – Gesamtdarstellungen in der Literatur kann prinzipiell weitergearbeitet werden.

3.1 Im Grundsatz sind alle Rechnungen nunmehr »gleich«

Die bisher wichtige Unterscheidung von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen ist ab dem 1.7.2011 grundsätzlich nicht mehr erforderlich, da beide Rechnungsformen umsatzsteuerlich gleich zu behandeln sind.29

Das sollten Sie beachten

Durch die »Gleichstellung« von Papierrechnung und E-Rechnung erhöhen sich insbesondere die Anforderungen an Papierrechnungen nicht.30

Die Gleichsetzung gilt mit zwei Ausnahmen: Die Unterscheidung der Rechnungsformen hat auch weiterhin Bedeutung für

1. die Archivierung (vgl. Kapitel 9 »Archivierung/Aufbewahrung einer E-Rechnung nach den GoBD 2019/2020«) und
2. das Widerspruchsrecht des Rechnungsempfängers (vgl. Kapitel 11.1 »Widerspruch des Rechnungsempfängers«).

3.2 Innerbetriebliches Kontrollverfahren

Gem. § 14 Abs. 1 S. 6 UStG (vgl. Anhang »Dokument 1«) ist durch ein beliebiges innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind.

Nach Ansicht des Bundesministeriums der Finanzen ist ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ein Verfahren, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt.31 Der Unternehmer wird schon im eigenen Interesse insbesondere z. B. überprüfen, ob

• die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d. h., ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
• der Rechnungsaussteller also tatsächlich den behaupteten Zahlungsanspruch hat,
• die vom Rechnungsaussteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist.

Ergänzend führt das Bundesministerium der Finanzen aus:32

• Es müssen keine neuen speziellen Verfahrensweisen innerhalb des Unternehmens geschaffen werden;
• bereits ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen, das die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung ermöglicht, kann als geeignetes Kontrollverfahren dienen.
• Der Begriff des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens bedeutet dabei nicht, dass es sich um ein »technisches« oder EDV-gestütztes Verfahren handeln muss.
• Auch in kleineren Unternehmen, die über kein kaufmännisches Rechnungswesen verfügen, können »innerbetriebliche Kontrollverfahren« zur Überprüfung eingehender Rechnungen angewandt werden.
• In der einfachsten Form kann dies z. B. durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z. B. Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein, Überweisungs- oder Zahlungsbeleg) geschehen.
• Die Verwendung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens zur Überprüfung von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen führt zu keinen neuen Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungsverpflichtungen.
• Auch erhöhen sich dadurch die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine Papierrechnung nicht.

Praxistipp

Eine elektronische Rechnung erfordert zukünftig keine besonderen Prüfungshandlungen vom Rechnungsempfänger. Im Prinzip muss genau das gemacht werden, was bislang (auch bei Papierrechnungen) gemacht werden musste, um die vom Rechnungsaussteller geltend gemachten Ansprüche auf ihre Richtigkeit hin zu überprüfen. Konkret bedeutet dies, dass direkt nach Eingang einer elektronischen Rechnung durch Abgleich mit der Bestellung, dem Auftrag oder Vertrag und ggf. dem Lieferschein zu überprüfen ist, ob die Rechnung inhaltlich ordnungsgemäß ist, also ob die Rechnungsangaben und der leistende Unternehmer korrekt genannt sind.

3.3 Dokumentation des Kontrollverfahrens

Nach § 14 Abs. 1 S. 6 UStG muss das innerbetriebliche Kontrollverfahren einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen. Nach Auffassung des Bundesministeriums der Finanzen ergibt sich daraus eigentlich keine besondere Dokumentationspflicht.33

Allerdings ist der Unternehmer nach wie vor dazu verpflichtet, die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nachzuweisen.34 Unproblematisch sind hier sicher formell und materiell fehlerlose Eingangsrechnungen; hier wird die Finanzverwaltung keine besondere Dokumentation einfordern (vgl. Kapitel 3.5 »Fließender Übergang zur Prüfung des Vorsteuerabzugs«).

Stellt sich aber deren Fehlerhaftigkeit heraus – was logischerweise immer im Nachhinein, etwa im Rahmen einer Betriebsprüfung geschehen wird –, muss der Unternehmer, um alle Rechte zu wahren, seine Gutgläubigkeit nachweisen: Er muss alles getan haben, was von einem sorgfältigen Kaufmann erwartet werden kann. Hierzu wiederum ist dem Unternehmer nach meinem Erachten zu empfehlen, die vorgenommenen Prüfungshandlungen auch zu dokumentieren.

Für die Dokumentation selbst bieten sich unterschiedliche Vorgehensweisen an:

• Das Anlegen einer besonderen EDV-Datei »Rechnungsprüfung« mit Prüfungsvermerken wie
  • Datum der Rechnungsprüfung
  • prüfender Mitarbeiter
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Beanstandungen
  • usw.
• Ein handschriftlicher Prüfungsvermerk – evtl. auf einem Ausdruck der elektronisch empfangenen und zuvor gespeicherten Rechnung. Gerade kleinere Unternehmen werden diesen Weg häufig gehen und den Prüfungsvermerk zusammen mit dem Kontierungsvermerk anbringen. Dieses Vorgehen ist natürlich im Hinblick auf das erstrebte »elektronische Büro« kontraproduktiv.
• Eine Generalanweisung: Da die Finanzverwaltung keine besondere Dokumentation einfordert (s. o.), sind wohl auch entsprechende Generalanweisungen an die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung denkbar. Diese sagen dann für den Einzelfall zwar nichts darüber aus, ob eine bestimmte Rechnung auch tatsächlich vom zuständigen Mitarbeiter geprüft wurde, zeigen aber, dass der Unternehmer grundsätzlich darum bemüht ist.

Praxistipp

Unter dem Gesichtspunkt der Generalanweisung könnte in den Kontierungsvermerk (vgl. Kapitel 8 »Kontierung einer E-Rechnung«) der Hinweis »Vorsteuerprüfung erfolgt« aufgenommen werden.

Im Hinblick auf den Gutglaubensschutz des Vorsteuerabzugsberechtigten ist zu empfehlen, die Prüfung von Eingangsrechnungen zu dokumentieren. Zu empfehlen ist insbesondere die Ausgabe einer entsprechenden Generalanweisung an alle Kreditorenbuchhalter – zumal dies sehr einfach umzusetzen...

Produkt-Details

• Erscheint lt. Verlag: 21.7.2020
• Reihe/Serie: Haufe Fachbuch
• Verlagsort: Freiburg
• Sprache: deutsch
• Themenwelt: Wirtschaft ► Betriebswirtschaft / Management
• Schlagworte: Archivierung von E-Rechnungen • Buchhalterische Grundsätze • Buchhaltung • eBook • E-Book • E-Eingangsrechnung • E-Gutschrift • Elektronische Rechnung • e-pdf • epdf • E-Pub • EPUB • E-Rechnungen • Umsatzsteuerabzug
• ISBN-10: 3-648-13687-9 / 3648136879
• ISBN-13: 978-3-648-13687-4 / 9783648136874